Afinal, para que serve a gestão de documentos?

A gestão de documentos vem de encontro a uma necessidade antiga das empresas: administrar suas informações e arquivos de forma digital.
Enquanto muitos outros processos internos já foram automatizados, a parte documental ainda é uma área conduzida de forma manual.
Como você pode imaginar, não ter uma gestão de documentos resulta em acúmulo de papel, perda de documentos, gastos com papelaria e desperdício.

Gestão de documentos em ambiente virtual

Enquanto os papeis se acumulam a sua volta, pense no quanto seria prático e mais eficiente ter um ambiente virtual para acessar todos os documentos que desejar.
A gestão de documentos se inicia com a digitalização. Depois, as informações são salvas e organizadas de maneira a serem encontradas com facilidade no ambiente virtual.

Armazenamento na nuvem

A gestão de documentos não necessita de espaço no computador dos usuários, o que não sobrecarrega o armazenamento contínuo.
Com base na nuvem, os documentos ficam salvos e podem ser acessados a qualquer momento e por várias pessoas de forma simultânea.

Segurança da informação

Uma das dificuldades das empresas é controlar quem acessa os papeis dentro da empresa, sem contar o risco de vazamento externo.
A gestão de documentos conta com um sistema inteligente de segurança da informação. O acesso é restrito para pessoas autorizadas com login e senha. Há ainda controle de consulta, assim você pode saber quem acessou documentos importantes.
Como os arquivos ficam em um ambiente virtual, é possível definir os níveis de acesso. Portanto, os documentos ficam sempre a salvo.

Gestão de documentos para administrar processos

A gestão de documentos vai muito além de um ambiente virtual para você acessar os arquivos em formato digital:
• Adicione informações relevantes sempre que desejar
• Controle dos documentos e processos
• Aprove ou reprove ações
• Acompanhe o trabalho operacional de sua empresa
• Consulte documentos de qualquer lugar
• Obtenha relatórios de atividades e acessos
• Faça buscas rápidas e inteligentes
• Compartilhe informações rapidamente
• Centralize informações da empresa
• Necessidade de espaço físico deixa de existir
• Eficiência administrativa
• Tudo com base na internet

Redução de custos e impressão sob demanda

Os custos com impressão e materiais para impressora geram gastos que as empresas muitas vezes encaram como um mal necessário. E ainda há a manutenção do equipamento.
Com a gestão de documentos, no entanto, todo o processo se torna eletrônico. Você não terá mais que recorrer à papeis para analisar uma informação importante. E diminui os custos com papelaria em geral.
Você ainda reduz o uso de espaço físico para guardar caixas e pastas de arquivo. Por outro lado, a impressão passa a ser sob demanda, ou seja, apenas quando realmente houver necessidade.
A gestão de documentos é uma maneira inteligente de cuidar das informações importantes com o auxílio da tecnologia!

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