Categoria: Sem categoria

Outsourcing de impressão em Santa Catarina

Outsourcing de impressão em Santa Catarina

Outsorcing de Impressão é um termo comum quando empresas buscam pelo serviço de locação de impressoras.

A palavra “outsourcing” é geralmente traduzida como terceirização. Desse modo já é possível compreender do que se trata esse termo, também entender como as empresas de todos os setores e tamanhos podem se beneficiar do serviço.

O que é outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão é então a terceirização ou aluguel de equipamentos, como: impressoras, multifuncionais e scanners.

As instituições podem alugar quantos equipamentos necessitarem para atender suas demandas, já que a prática contribui na redução de gastos e permite maior controle da impressão.

Essa prestação de serviço garante mais organização e atende, além do aluguel, a todas as necessidades dos contratantes, como manutenção, reposição e atualização de impressora.

Necessidades das empresas para ter esse serviço

Veja algumas necessidades que se encaixam na realidade da sua empresa:

Estar em dia com as obrigações fiscais

Ao longo do ano, as empresas precisam imprimir documentos importantes para a saúde de seu negócio. Só na parte burocrática existe uma grande quantidade de impressões, como notas fiscais, contratos, recibos de pagamentos e comprovantes.

Deixar para imprimir documentos tão importantes de última hora atrapalha na hora de manter as obrigações fiscais em dia. Usar impressoras inapropriadas também, mas o outsourcing de impressão garante máquinas atualizadas e preparadas para todo tipo de trabalho.

Imprimir documentos específicos

Dependendo do trabalho realizado, é necessário usar uma máquina que tenha funções para imprimir documentos específicos. Se a empresa decidir comprar equipamentos que atendam a demanda, os custos podem ser exorbitantes.

Com o outsourcing de impressão, as empresas conseguem solicitar as máquinas para atender a necessidade específica sem pesar no bolso.

Acompanhar a evolução tecnológica

Quando empresas dependem diretamente de impressoras para realizar suas atividades, podem passar por apuros ao não conseguir fazer atualizações frequentes.

Com o outsourcing de impressão, deixa de ser problema a falta de recursos para investir na compra de máquinas caras. As empresas podem recorrer ao aluguel quando as inovações surgem.

Reduzir custos diretos e indiretos

Reduzir custos é, sem dúvida, uma necessidade que mexe com o andamento de qualquer negócio. Os gastos excessivos com manutenção, insumos e desperdícios podem assustar no fim do mês.

Escolher o outsourcing de impressão é uma maneira inteligente de reduzir os custos. Primeiro, a empresa realiza um plano em que paga apenas a quantidade de impressão. A manutenção e demais questões relacionadas às máquinas são realizadas pela prestadora.

Outro fator crucial é que usar máquinas apropriadas, com maior velocidade e capacidade de impressão, impulsiona o fluxo de trabalho, sem contar a possibilidade de usar softwares de gestão para controlar as impressões por setor e usuário.

 

 

Aluguel de impressoras vale a pena?

Aluguel de impressoras vale a pena?

Normalmente as empresas optam pelo aluguel de impressoras apenas em um segundo momento. No entanto, quando se entende as vantagens, é notória a economia que esse serviço pode gerar para a sua empresa, e essa se torna a sua primeira opção.

Em primeiro lugar, lembre-se que uma impressora exige manutenção e reposição de suprimentos, como tinta e folhas de papel. Adicione a isso, a necessidade de atualização da tecnologia e o problema de desgaste da máquina com o tempo.

Se a manutenção demorar dias e não houver uma máquina reserva? Essa situação é mais comum do que parece e acontece justamente quando as empresas escolhem comprar.

Por outro lado, o aluguel de impressoras resolve todas essas questões. A fornecedora do serviço oferece;

Impressoras: equipamentos de qualidade, com alta capacidade e desempenho que atendem variadas demandas.

Toners: esses elementos da máquina são responsáveis por boa parte dos problemas de impressão, por isso que no aluguel de impressoras os toners devem ser sempre originais.

Manutenção: a empresa não fica na mão caso precise de manutenção. Os especialistas em impressoras prestam com rapidez o atendimento para não interromper a rotina de trabalho.

Substituição de impressoras: dependendo do problema, a troca pode ser necessária. Essa ação também fica por conta da empresa contratada.

Troca de máquina antiga: é responsabilidade do serviço de aluguel de impressoras realizar a troca quando a máquina se torna obsoleta. A vantagem é que as empresas sempre usam o que há de melhor para o seu tipo de necessidade.

Monitoramento: não tem problema se a demanda mudar no decorrer do contrato vigente. Você pode solicitar máquinas que atendam as novas demandas da empresa.

Gerenciamento de impressão: com um software, a empresa sabe quantas impressões, digitalizações e cópias são realizadas e pode controlar a quantidade por usuário.

Qualidade: com máquinas de alto desempenho, a qualidade é padrão ao longo do uso da impressora. E no primeiro sinal de que é preciso realizar uma troca, a empresa já fornece atendimento rápido para que o seu negócio não pare.

Quanto custa alugar uma impressora?

Conforme a quantidade de impressoras próprias que uma empresa tem, mais serão os gastos com manutenção e reposição de suprimentos. Outro problema é a dificuldade de adquirir novas tecnologias quando nem sempre é possível fazer altos investimentos.

Ao colocar todos esses dados na ponta do lápis, o investimento sai caro, principalmente se defeitos e desgastes recorrentes atrapalham a rotina da empresa.

Já o aluguel de impressoras mostra quanto o bom funcionamento dos equipamentos é uma garantia.

O rápido atendimento, seja em manutenção, reposição de suprimentos ou mudança de equipamentos quando o negócio cresce mais, só mostra o quanto o aluguel de impressoras é um investimento que vale a pena.

 

Redução de custos para clínicas e hospitais

Redução de custos para clínicas e hospitais

O outsourcing de impressão é a solução tão sonhada para redução de custos de clínicas e hospitais que lidam com as próprias impressoras.

O montante de materiais exigidos para imprimir exames, sem contar a manutenção, podem pesar no orçamento.

Não há dúvida que a demora em imprimir os exames causam o mesmo efeito nas entregas de resultados para os médicos e pacientes.

Por outro lado, ao implementar o outsourcing de impressão, as instituições contam com:

Fim dos gastos com impressoras

O outsourcing de impressão chegou para acabar com a longa lista de gastos com impressora.
As clínicas e hospitais não precisam mais investir em máquinas, suprimentos, tecnologia e manutenção.
A empresa contratada é responsável por esses detalhes, bem como pelos cuidados com o próprio maquinário.

Projetos para atender toda demanda

O outsourcing de impressão vai além do aluguel de impressoras. É criado um projeto que atenda a demanda de cada instituição de saúde:

• Os programas que vão compor a máquina para controle de impressão.
• Quantidade de suprimentos a serem enviados.
• Período de revisão ou manutenção das máquinas.
• A tecnologia mais adequada.

Técnicos especializados em impressão de exames médicos em papel

O outsourcing de impressão conta com técnicos especializados.
Isso permite que a configuração das máquinas seja específica para cada tipo de exame e setor.
Os padrões estabelecidos para impressão de exames médicos podem ser programados nas máquinas. Vários médicos com especialidades diferentes poderão usar a mesma impressora.

Tecnologia 

Clínicas e hospitais que mantêm as próprias impressoras precisam investir frequentemente em novas tecnologias. Em alguns casos, o equipamento antigo é mantido por dificuldade de comprar um novo.
O outsourcing de impressora resolve esse problema de maneira muito simples. A empresa que presta o serviço investe em novas tecnologias e realiza a atualização quando necessário.
As instituições de saúde têm acesso ao equipamento atualizado através do aluguel de impressoras.

Diminuir o tempo para a entrega de exames

O fato é que escolher o outsourcing de impressão significa oferecer mais agilidade para gerar os resultados de exames.
Ao alugar impressoras configuradas por técnicos especialistas, as clínicas e hospitais permitem que as impressões sejam ágeis. Consequentemente, os diagnósticos são feitos em menor tempo.
Naturalmente, há mais harmonia entre atendimento, exame, impressão de exame e diagnóstico.

Gestão de impressão

E não esqueça dos softwares de gestão de impressão, pelos quais é possível controlar o uso das máquinas.
As clínicas e hospitais podem definir quantidade de impressão por usuário, obter relatórios de uso e definir tipos de acessos.
E ainda, melhorar o uso dos equipamentos para a redução de custos ser mais eficiente.

 

Quando uma empresa precisa digitalizar seus documentos?

Quando uma empresa precisa digitalizar seus documentos?

Em algum momento, toda empresa precisa digitalizar seus documentos. Mas quanto antes a decisão for tomada, melhor será para a gestão do negócio.

Os documentos podem se perder em arquivos abarrotados, ter a integridade violada, sumir com o tempo ou ainda serem difíceis de encontrar.

Os problemas acima são apenas alguns dos que dificultam o gerenciamento de uma empresa.

Em geral, é importante digitalizar a papelada pelos seguintes motivos:

Falta de organização

Quanto maior o número de documentos gerados periodicamente, maior o acúmulo. Na mesma medida, a dificuldade de organizar novos papéis. Assim, catalogação e outros meios de identificação tornam-se mais complicados e pouco práticos para o dia a dia.

Falta de espaço físico

Todo arquivo que começou com uma pasta passa a depender de montantes de caixas de arquivo. Quando uma empresa precisa digitalizar seus documentos por causa desse motivo, o problema já saiu completamente do controle. Não depender de armazenamento limitado também é estratégia de negócio. Principalmente, se o espaço físico for alugado para armazenar seus arquivos.

Dificuldade de fazer consulta

Muitas empresas precisam guardar documentos por vários anos, como contratos e acordos. Mas é simplesmente impossível fazer uma consulta sem levar horas no arquivo.

Altos custos

Todo mês, os custos para suprimentos com impressora são altos. A empresa precisa digitalizar seus documentos para economizar em papelaria.

Desperdício

Um dos vilões dos escritórios é o alto consumo de papel. Uma empresa precisa digitalizar seus documentos quando quer reduzir o esbanjamento e preservar o meio ambiente.

Extravios constantes

O fato dos documentos serem retirados com frequência do arquivo facilita os extravios. Outro fator que contribui para o problema é a desorganização, principalmente com papéis antigos.

Documentos em péssimo estado

O manuseio interfere na condição dos arquivos tanto quanto o espaço de armazenamento e o tempo de permanência em um local. Papéis rasgados, manchados, mordidos por traças e sujos não contribuem para uma boa imagem da empresa.

Deslocamento excessivo

Perder tempo com deslocamento só atrapalha a produtividade, ainda mais se o arquivo não ficar próximo.

Lentidão no compartilhamento de documentos

Um arquivo digital é facilmente compartilhado por uma rede interna da empresa, por exemplo. Já os documentos físicos precisam no mínimo ser copiados novamente para compartilhar com outras pessoas. Isso significa mais papel em circulação.

Lentidão no acesso à informação

Não basta pesquisar, consultar e compartilhar. Para acessar uma informação, os funcionários devem primeiro encarar o arquivo abarrotado de documentos.

Toda empresa precisa digitalizar seus documentos quando se quer ter uma gestão eficiente. A produtividade e agilidade que arquivos digitais oferecem tornam os papéis físicos dispensáveis.

Saiba como o serviço de digitalização pode auxiliar a rotina do trabalho

Depois de identificar quais os problemas e dificuldades da empresa, compreender os benefícios da digitalização é ainda mais fácil:

• O software de gestão organiza todos os documentos digitalizados e permite maior controle e segurança sobre a informação.

• Fácil acesso aos documentos de qualquer lugar e de forma simultânea.

• Toda nova entrada de arquivo é automaticamente catalogada para fazer parte de uma sequência. Então a pesquisa e a consulta acontecem de forma contínua.

• Os arquivos ficam protegidos contra alterações e perdas.

• É possível emitir acesso à arquivos digitais com softwares de gestão de documentos.

• Com documentos digitalizados facilita a organização.

• Rápido atendimento de demandas da empresa, como consulta a contratos e acordos.

• Armazenamento na nuvem é ilimitado.

• Compartilhamento mais eficiente e sem fila de espera para uso de documentos digitais.

• Pesquisas rápidas no dia a dia, seja um arquivo recente ou muito antigo.

• Economia com manutenção de impressora, e suprimentos como tinta e papel.

• Gestão de documentos que permite maior tomada de decisão.

Basta pensar nas dificuldades enfrentadas na rotina de trabalho, uma empresa precisa digitalizar seus documentos para obter as soluções.

 

 

 

Qual é a melhor máquina de plotagem para o uso de arquitetos e urbanistas?

Qual é a melhor máquina de plotagem para o uso de arquitetos e urbanistas?

É a máquina de plotagem (plotter) que permite que arquitetos e urbanistas consigam imprimir plantas e projetos em grandes formatos.

A plotagem que é a impressão de grandes formatos realizada, é essencial para que os profissionais obtenham espessuras, medidas e escalas corretas fieis aos projetos. Além de alta qualidade e riqueza de detalhes.

O melhor de tudo é que os arquitetos e urbanistas podem mandar projetos para impressão diretamente de programas específicos, como o Autocad.

Antes de escolher uma máquina de plotagem

Muitas são as funcionalidades de uma máquina de plotagem que podem ajudar os profissionais da área. Associar tecnologia com as necessidades do trabalho a ser realizado é o primeiro passo na hora de pesquisar o custo-benefício do equipamento.

Nada pior do que descobrir após a compra que a plotter escolhida tem excesso de funções que não serão usadas.

Lembre-se que máquinas de plotagem caras e robustas não são necessariamente boas para a sua demanda de arquiteto ou urbanista.

Então muita atenção ao seu tipo de necessidade e demanda antes de fazer uma escolha.

Benefícios principais de uma máquina de plotagem

As máquinas de plotagem oferecem um excelente custo benefício. O primeiro deles, é claro, é a impressão de grandes formatos que vão do comum A4 até formatos A0 (rolos com tamanho de 841 x 1189 mm).

Outro benefício é a alta qualidade de resolução, independente do tamanho do projeto.

Arquitetos e urbanistas têm em mãos um equipamento muito versátil, com capacidade para imprimir em diferentes materiais, como: papel em geral, papelão, madeira, alumínio, chapas de aço e plástico.

Máquinas de plotagem são conhecidas pela eficiência, precisão, velocidade, alta capacidade para atender grandes demandas em fluxo contínuo e alta qualidade de resolução.

E mais, quando um padrão ou modelo é salvo, permanece na memória da máquina. E os arquitetos e urbanistas ainda encontram equipamentos com baixo consumo de energia e em tamanhos mais compactos.

O fato é que as máquinas de plotagem valem o investimento.

Algumas aplicações:

Se você é arquiteto ou urbanista, conheça algumas das aplicações mais comuns para o seu ramo de atividade:

• Impressão de projetos de engenharia
• Impressão de projetos de arquitetura
• Impressão de mapas cartográficos
• Impressão de outdoors
• Impressão de sinalização
• Impressão de banners e faixas
• Impressão de imagens e painéis
• Impressão de fachadas

Algumas dicas para escolher a melhor máquina de plotagem

A melhor máquina é aquela que irá corresponder as necessidades do seu tipo de atividade.

É importante pesquisar as funcionalidades dos equipamentos e a tecnologia embutida. No entanto, de nada adianta adquirir um produto que não fornecerá algum retorno.

Nesse sentido, alguns aspectos para você avaliar:

Linhas finas e precisas: essa é a base do trabalho de arquitetos e urbanistas e a máquina deve ter essa garantia de permitir a impressão de linhas finas e muito precisas.

Qualidade de impressão: um requisito essencial que deve se manter ao longo de todo o tempo de uso da máquina de plotagem.

Variedade de papel: o tipo de papel usado influencia na qualidade da imagem. Prefira máquinas que ofereçam impressão em outros tipos de papel e materiais além do sulfite comum.

Consumo de tinta: a máquina de plotagem usa muita tinta para garantir alta resolução? Fique atento à tecnologia da cabeça de impressão para evitar esse tipo de problema.

Capacidade de impressão e tamanho dos cartuchos de tinta:  cuidado com cartuchos de impressão que não conseguem acompanhar o fluxo de trabalho. Quanto mais trocas de suprimentos, mais elevado será o custo final da impressão.

Qualidade da tinta: opte por tintas originais de boa qualidade. Esse fator também determinará no resultado de suas impressões de grande formato.

Programas da máquina: saber quais programas a máquina possui ajuda a elevar a produtividade e a qualidade do trabalho. Há programas de economia de papel e de contabilização de custos, por exemplo. Veja o que é vantajoso e avalie o custo-benefício.

Com essas considerações, você certamente encontrará a melhor máquina de plotagem para arquitetos e urbanistas.

Como digitalizar grande quantidade de documentos?

Como digitalizar grande quantidade de documentos?

Digitalizar grande quantidade de documentos pode ou não ser produtivo. A máquina que você escolher para essa finalidade fará diferença no processo.

A digitalização faz parte da rotina das empresas, transforma materiais físicos em documentos digitais de fácil acesso para toda a organização.

Mas se o processo não for feito de forma adequada, digitalizar grande quantidade de documentos pode ser cansativo.

Para garantir a qualidade e bons resultados da digitalização, acompanhe algumas dicas:

• O primeiro passo é separar os documentos a serem digitalizados. Uma dica é criar um formulário com informações de arquivo ou acervo utilizado. Assim, você saberá de onde cada pasta foi retirada para devolvê-las depois.
• Prepare os documentos para a digitalização. Estão rasgados ou em bom estado? Desamasse as folhas e retire qualquer clip ou prendedor.
• Digitalizar grande quantidade de documentos é o próximo passo. Escaneie as folhas com atenção à qualidade de imagem, contraste e nitidez.
• Organize os documentos digitalizados no seu computador. Nessa etapa, avalie como deve renomear czada um deles. Para garantir uma padronização mais eficiente, um sistema de gerenciamento de documentos digitais é o ideal.
• E então chegamos ao passo de acesso ou distribuição: um sistema de gerenciamento de documentos também permite entre outras funções, a consulta. A vantagem desses softwares é a segurança, o controle e o fácil gerenciamento dos arquivos armazenados.

Mas há um detalhe importante para que essas dicas funcionem: a máquina escolhida capaz de escanear esses documentos.

E então você pergunta:

Qual a diferença entre um scanner profissional e um scanner convencional?

Digitalizar grande quantidade de documentos exige máquinas com alto desempenho e funcionalidades que auxiliem o processo.

Veja algumas das principais diferenças entre elas:

 

 

Como você pode ver, o scanner profissional é projetado para desempenhar funções que auxiliam na produtividade. Digitalizar grande quantidade de documentos com a máxima qualidade se torna algo comum do dia a dia.

Por que investir em equipamentos de outsourcing?

Uma solução para obter scanners profissionais e economizar, é o aluguel ou o chamado outsourcing.

Quando você investe em equipamentos de outsourcing, recebe o que há de melhor em tecnologia avançada. Imagine poder utilizar uma imageFORMULA DR-7550C da Canon.

Essa é uma das melhores máquinas para digitalizar grande quantidade de documentos e está disponível para aluguel na Alpha Laser. Possui entre outros recursos:

• Capacidade de fazer até 22.500 digitalizações por dia.
• Recursos avançados de tratamento de imagem.
• Rápido registro e processamento em 300dpi.
• Alimentador automático que processa lotes de até 500 folhas.
• Design pensado na comodidade do usuário.

Ao alugar um equipamento como esse, você não precisa se preocupar com manutenção e reposição de materiais de impressora que é responsabilidade da fornecedora.

Qualquer necessidade de substituição de máquina é feita de forma imediata à solicitação e você não perde tempo de trabalho.

Como devo organizar meus arquivos?

Pense em três ações necessárias:

• Comece o quanto antes a digitalizar grande quantidade de documentos.
• Contrate um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar e organizar com segurança.
• Torne a digitalização um hábito padronizado. E caso a empresa não der conta da demanda digitalização, contrate uma empresa especializada como a Alpha Laser.

Ao considerar esses fatores, você verá que digitalizar grande quantidade de documentos não é algo tão difícil de resolver. Basta considerar o que melhor atende as necessidades da sua empresa.

Como funciona o sistema de bilhetagem nas empresas?

Como funciona o sistema de bilhetagem nas empresas?

Como funciona o sistema de bilhetagem nas empresas?

O sistema de bilhetagem é a solução ideal de gerenciamento para as empresas que precisam saber como as impressoras são usadas no ambiente profissional.

Esse software pode ser solicitado junto com o aluguel de impressoras e garante uma maneira mais estratégica de reduzir custos.

O sistema de bilhetagem funciona com base em relatórios detalhados e focados no que for mais importante saber:

• Volume de impressão de cada impressora
• Para qual finalidade os funcionários usam a impressora
• Quais impressoras são mais usadas
• Quais funções (como fax, digitalização, impressão, cópia) são mais utilizadas
• Se há excessos no uso
• Se as impressões levam mais tempo do que o necessário
• Se há desperdício de papel e de tinta

Com essas e outras informações relevantes reunidas pelos relatórios do sistema de bilhetagem, as empresas passam a tomar melhores decisões.

Como funciona

Depois que o sistema de bilhetagem foi implementado, você consegue acompanhar todas as atividades realizadas nas impressoras da empresa.

O software registra informações a partir do momento que um funcionário manda um arquivo para impressão. Relatórios passam a fazer registros de quantas impressões foram feitas, se foi algo profissional ou pessoal, qual departamento que mais imprime e muito mais.

Além disso, é fácil comparar relatórios por período e descobrir se houve alguma mudança repentina e assim detectar o desperdício.

Como o sistema de bilhetagem aponta qual usuário fez tal uso da impressora, fica mais fácil identificar os responsáveis pelos excessos.

Uma vez que foi identificado que falta conscientização no uso das impressoras, a empresa pode implementar cotas de impressão. Tanto pode ser por usuário ou por um departamento específico.

Esse controle mais refinado impede o uso irresponsável e evita gastos desnecessários e desperdício.

Quais as vantagens

Quando pensar em bilhetagem de impressão, pense em solução estratégica de gestão. Nada melhor do que saber que o uso das impressoras está adequado ou precisa de ajustes.

As vantagens mostram o quanto esse software funciona e contribui para uma rotina mais eficiente:

• Impressões apenas quando necessário
• Economia de recursos e menos manutenção de impressora
• Relatórios detalhados e precisos para melhores tomadas de decisão
• Redução de desperdício de papel e de materiais para impressora
• Mais conscientização quanto ao uso correto das impressoras da empresa
• Facilidade para identificar os usuários e suas ações no dia a dia
• Aplicação de cotas de impressões e cópias de acordo com a cor, quantidade de páginas e valor por usuário ou departamento quando necessário
• Limites de cotas ajustáveis
• Informações reunidas pelos relatórios também são ajustáveis
• No controle de cada impressão feita pelos funcionários
• Registros contábeis de produção de cada impressora

Com o sistema de bilhetagem em ação, saber como os funcionários utilizam as impressões e quais decisões tomar será muito mais prático. Lembre-se apenas de contratar empresa especializada e experiente para obter os melhores softwares de gestão.

 

Quais são as vantagens de investir em plotagem para projetos de arquitetura e engenharia?

Quais são as vantagens de investir em plotagem para projetos de arquitetura e engenharia?

Plotagem pode parecer um nome estranho, mas se trata de algo comum que seus olhos veem com frequência pela cidade: as impressões de grande formato.
Uma impressora comum não é capaz de imprimir imagens e traços em grandes dimensões, esse é o papel da plotter, a máquina que realiza a plotagem.
Basta olhar em volta para ver as impressões de grande formato: propagandas externas e internas, banners, painéis, anúncios, adesivos decorativos, plantas de arquitetura, entre outros.

De onde vem o termo plotagem?

Plotter é o nome da máquina usada para fazer a plotagem. Nesse sentido, o termo plotagem é uma adaptação para designar o trabalho realizado pela máquina.
Então toda vez que você ouvir sobre plotagem, sabe que tem relação com a máquina que realiza impressões de grandes formatos.
São inúmeras as possibilidades para o uso da plotagem, como impressão de imagens gigantes para decoração interna e fachadas. O material pode ser adesivo plástico ou lona para que tenha maior durabilidade.

Vantagens de terceirizar a plotagem de projetos

A plotagem é essencial para imprimir projetos de arquitetura, engenharia, agência de publicidade e design em grande formato. As plantas, ilustrações e mapas são impressos de forma fiel as escalas desejadas e com alta qualidade.
Mas o problema para muitas empresas e profissionais é o alto custo dessas máquinas. Felizmente, terceirizar a plotagem de projetos torna o custo benefício muito vantajoso:
Grande volume de impressão: quando você conta com uma empresa especialista em plotagem de projetos, a impressão é sempre precisa independente da quantidade.
Capacidade para atender mais clientes: enquanto você deixa a plotagem nas mãos competentes da empresa terceirizada, você tem mais tempo para atender mais clientes.
Alta qualidade: Muitos arquitetos preferem fazer a própria plotagem, mesmo com altos custos para não perder a qualidade. Mas ao terceirizar com especialistas, a alta qualidade se mantém.
Agilidade: enquanto a plotagem é terceirizada, você fica livre para agilizar outras etapas do seu trabalho.
Economia: você economiza ao terceirizar e não tem que se preocupar com manutenção de máquina ou trocar por uma com tecnologia melhor.
Velocidade: pense na facilidade que será criar o projeto e enviar para plotagem.
Tecnologia: uma plotter tem tecnologia inovadora, pois é capaz de salvar padrões e modelos para uso contínuo. Se você tiver que usar o mesmo modelo de projeto inúmeras vezes, basta solicitar.
A máquina de plotagem tem capacidade para imprimir em diversos materiais, como folha de papel, chapa de aço, madeira, plástico e até alumínio. É só você criar um projeto e solicitar o serviço de plotagem, é mais simples do que você poderia imaginar!

Afinal, para que serve a gestão de documentos?

Afinal, para que serve a gestão de documentos?

A gestão de documentos vem de encontro a uma necessidade antiga das empresas: administrar suas informações e arquivos de forma digital.
Enquanto muitos outros processos internos já foram automatizados, a parte documental ainda é uma área conduzida de forma manual.
Como você pode imaginar, não ter uma gestão de documentos resulta em acúmulo de papel, perda de documentos, gastos com papelaria e desperdício.

Gestão de documentos em ambiente virtual

Enquanto os papeis se acumulam a sua volta, pense no quanto seria prático e mais eficiente ter um ambiente virtual para acessar todos os documentos que desejar.
A gestão de documentos se inicia com a digitalização. Depois, as informações são salvas e organizadas de maneira a serem encontradas com facilidade no ambiente virtual.

Armazenamento na nuvem

A gestão de documentos não necessita de espaço no computador dos usuários, o que não sobrecarrega o armazenamento contínuo.
Com base na nuvem, os documentos ficam salvos e podem ser acessados a qualquer momento e por várias pessoas de forma simultânea.

Segurança da informação

Uma das dificuldades das empresas é controlar quem acessa os papeis dentro da empresa, sem contar o risco de vazamento externo.
A gestão de documentos conta com um sistema inteligente de segurança da informação. O acesso é restrito para pessoas autorizadas com login e senha. Há ainda controle de consulta, assim você pode saber quem acessou documentos importantes.
Como os arquivos ficam em um ambiente virtual, é possível definir os níveis de acesso. Portanto, os documentos ficam sempre a salvo.

Gestão de documentos para administrar processos

A gestão de documentos vai muito além de um ambiente virtual para você acessar os arquivos em formato digital:
• Adicione informações relevantes sempre que desejar
• Controle dos documentos e processos
• Aprove ou reprove ações
• Acompanhe o trabalho operacional de sua empresa
• Consulte documentos de qualquer lugar
• Obtenha relatórios de atividades e acessos
• Faça buscas rápidas e inteligentes
• Compartilhe informações rapidamente
• Centralize informações da empresa
• Necessidade de espaço físico deixa de existir
• Eficiência administrativa
• Tudo com base na internet

Redução de custos e impressão sob demanda

Os custos com impressão e materiais para impressora geram gastos que as empresas muitas vezes encaram como um mal necessário. E ainda há a manutenção do equipamento.
Com a gestão de documentos, no entanto, todo o processo se torna eletrônico. Você não terá mais que recorrer à papeis para analisar uma informação importante. E diminui os custos com papelaria em geral.
Você ainda reduz o uso de espaço físico para guardar caixas e pastas de arquivo. Por outro lado, a impressão passa a ser sob demanda, ou seja, apenas quando realmente houver necessidade.
A gestão de documentos é uma maneira inteligente de cuidar das informações importantes com o auxílio da tecnologia!

Saiba a importância de digitalizar os documentos da sua empresa

Saiba a importância de digitalizar os documentos da sua empresa

Digitalizar documentos é uma ação que ajuda negócios de qualquer ramo a automatizar processos, organizar informações pertinentes e agilizar as buscas para consulta.
Sem contar o desperdício de papel que deve ser uma preocupação, também é evitado.
E se ainda assim você não se convenceu da importância de digitalizar documentos, acompanhe:

Saiba a importância da digitalização de documentos

O volume de papel que uma empresa é capaz de gerar não é considerado no curto prazo. Com o tempo, as consequências desse hábito começam a aparecer:
Arquivo lotado: por mais que você encontre uma nova caixa ou prateleira para guardar os documentos, é uma rotina sem fim. Etiquetar tudo e conseguir organizar é um processo lento, manual e nem um pouco imune a erro humano.
Altos custos: afinal, é preciso ter papel e outros artigos de papelaria disponíveis. Há ainda os gastos com tinta para impressora e depois tudo termina em desperdício.
Desperdício: Muito papel acumulado, que depois de um tempo vai para o lixo. Todo o trabalho e dinheiro gasto com a impressão e arquivamento é desperdiçado. O dinheiro investido não é recompensado. Impacto ambiental.
Falta de espaço: abrir mais espaço para mais papel é trabalhoso e um sistema sem fim que não contribui para a agilidade da rotina do negócio.
Documentos em péssimo estado de conservação: pragas surgem com o tempo, principalmente se não houver acesso contínuo aos documentos. As perdas podem não ser restituídas.
Dificuldade de pesquisa e catalogação: Quanto maior o volume de papel, mais difícil é fazer pesquisa ou mesmo catalogação. Sem contar a lentidão nos processos internos, o que atrapalha outros trabalhos que dependem dessa etapa de pesquisa.
Extravio, falta de segurança, perdas e erro humano: não digitalizar documentos é contar com a sorte, já que o arquivo pode ser extraviado, perdas podem acontecer e o erro humano é outro obstáculo no caminho.
Como você pode ver, digitalizar documentos é muito importante para o seu negócio. Embora pareça uma ação simples, tem impacto negativo na rotina profissional.

Como a gestão de documentos pode melhorar o seu negócio?

Quando você decide digitalizar documentos, a gestão é o próximo passo. Toda a informação é reunida em um sistema, que permite organizar, armazenar, compartilhar e fazer buscas para consulta de forma automatizada.
Tudo o que você precisa encontra-se em um só lugar, nada de procurar em inúmeras caixas. A gestão de documentos é eletrônica:
• Catalogação por categoria, ano e importância.
• Método de busca inteligente.
• Segurança da informação
• Elaboração de relatórios
• Manutenção digital do arquivo
• Redução de custos
• Mais agilidade na busca por documentos recentes ou antigos
• Espaço livre para armazenar documentos
Diferente de um arquivo manual e físico, a gestão de documentos não sofre com aquele problema de superlotação. Outra questão importante, é o aumento da produtividade.

Vantagens de digitalizar documentos

Já consegue imaginar como digitalizar documentos pode ajudar na rotina do seu negócio? As vantagens são sentidas de imediato e seus efeitos positivos permanecem no longo prazo:
• Backup rápido e seguro, automatizado e prático.
• Busca avançada e rápida de informações.
• Segurança não apenas para ameaças externas, os documentos possuem restrição de acesso.
• Centralização de informação para acesso comum de filiais da empresa ou departamentos por meio de um único sistema.
• Mais rapidez na solução de problemas ao reunir informações completas.
• Maior controle dos dados e rastreabilidade dos documentos digitalizados.
• Limpeza prática de documentos que deixaram de ser úteis.
• Armazenamento na nuvem.
Digitalizar documentos é uma ação que está diretamente ligada as estratégias de um negócio. Ganhe tempo, economize dinheiro e tenha total controle nas informações de sua empresa.