Como funciona o sistema de bilhetagem nas empresas?

Como funciona o sistema de bilhetagem nas empresas?

O sistema de bilhetagem é a solução ideal de gerenciamento para as empresas que precisam saber como as impressoras são usadas no ambiente profissional.

Esse software pode ser solicitado junto com o aluguel de impressoras e garante uma maneira mais estratégica de reduzir custos.

O sistema de bilhetagem funciona com base em relatórios detalhados e focados no que for mais importante saber:

• Volume de impressão de cada impressora
• Para qual finalidade os funcionários usam a impressora
• Quais impressoras são mais usadas
• Quais funções (como fax, digitalização, impressão, cópia) são mais utilizadas
• Se há excessos no uso
• Se as impressões levam mais tempo do que o necessário
• Se há desperdício de papel e de tinta

Com essas e outras informações relevantes reunidas pelos relatórios do sistema de bilhetagem, as empresas passam a tomar melhores decisões.

Como funciona

Depois que o sistema de bilhetagem foi implementado, você consegue acompanhar todas as atividades realizadas nas impressoras da empresa.

O software registra informações a partir do momento que um funcionário manda um arquivo para impressão. Relatórios passam a fazer registros de quantas impressões foram feitas, se foi algo profissional ou pessoal, qual departamento que mais imprime e muito mais.

Além disso, é fácil comparar relatórios por período e descobrir se houve alguma mudança repentina e assim detectar o desperdício.

Como o sistema de bilhetagem aponta qual usuário fez tal uso da impressora, fica mais fácil identificar os responsáveis pelos excessos.

Uma vez que foi identificado que falta conscientização no uso das impressoras, a empresa pode implementar cotas de impressão. Tanto pode ser por usuário ou por um departamento específico.

Esse controle mais refinado impede o uso irresponsável e evita gastos desnecessários e desperdício.

Quais as vantagens

Quando pensar em bilhetagem de impressão, pense em solução estratégica de gestão. Nada melhor do que saber que o uso das impressoras está adequado ou precisa de ajustes.

As vantagens mostram o quanto esse software funciona e contribui para uma rotina mais eficiente:

• Impressões apenas quando necessário
• Economia de recursos e menos manutenção de impressora
• Relatórios detalhados e precisos para melhores tomadas de decisão
• Redução de desperdício de papel e de materiais para impressora
• Mais conscientização quanto ao uso correto das impressoras da empresa
• Facilidade para identificar os usuários e suas ações no dia a dia
• Aplicação de cotas de impressões e cópias de acordo com a cor, quantidade de páginas e valor por usuário ou departamento quando necessário
• Limites de cotas ajustáveis
• Informações reunidas pelos relatórios também são ajustáveis
• No controle de cada impressão feita pelos funcionários
• Registros contábeis de produção de cada impressora

Com o sistema de bilhetagem em ação, saber como os funcionários utilizam as impressões e quais decisões tomar será muito mais prático. Lembre-se apenas de contratar empresa especializada e experiente para obter os melhores softwares de gestão.

 

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