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7 passos para uma boa gestão de documentos 

otimizando o espaço físico

Uma boa gestão de documentos facilita a rotina de qualquer negócio. Por meio dela, cria-se processos de arquivamento, organização, acesso e manuseio com auxílio de ferramentas adequadas.

Nada de falta de espaço para arquivos, perdas, rasuras e dificuldade de encontrar informações. A empresa sempre estará no controle dos documentos e atenta às mudanças que exigem novas soluções.

1 Crie um plano de gestão de documentos

É necessário criar um planejamento para a gestão de documentos. Algumas empresas preferem combinar arquivos digitais com os originais ainda em papel. Outras já decidiram pela total digitalização dos documentos.

Avalie o quanto é possível reduzir o volume de papel e a transição para o digital aos poucos. O que mais importa é que o plano escolhido atenda aos objetivos da empresa, melhorando a organização e o acesso aos arquivos.

2 Cuide bem do espaço físico de arquivamento

Independente da digitalização de documentos acontecer em um momento futuro, mantenha o espaço físico de arquivamento bem-cuidado.

Evite transtornos, perdas e dificuldade de encontrar seus arquivos. Controle o armazenamento rotineiro e conte com um método de classificação e organização eficiente. Também não deixe de acompanhar as entradas e saídas de documentos do arquivo da empresa.

3 Atenção aos documentos que têm prazo de validade

Já imaginou descobrir que um documento em papel ou mesmo digital que devia ser guardado por anos foi jogado fora?

Saber o prazo de validade e classificar os documentos de acordo é uma maneira de evitar problemas futuros. Crie um ciclo de vida útil para que os funcionários saibam quais arquivos manter por períodos curtos e longos.

4 Separe documentos imprescindíveis dos descartáveis

O acúmulo de papel e documentos digitais desnecessários é normal em qualquer negócio. Mas ao avaliar o que de fato deve ser jogado fora, o volume é considerável.

Para uma boa gestão de documentos, o primeiro é separar o que realmente será descartado. Essa etapa é importante para a digitalização.

O cuidado na separação de documentos influencia na organização e ainda evita o risco de perder informações importantes.

5 Classifique os documentos

Esse passo na gestão de documentos vale tanto para o arquivamento físico quanto para o digital. A classificação considera a natureza dos documentos, bem como as atividades e departamentos da empresa.

Essa é uma maneira mais prática de criar um índice de organização com subcategorias e assim, facilitar a consulta de informações.

6 Adote novas tecnologias

A digitalização de documentos é um passo inevitável que acontecerá em algum momento. Quanto mais cedo for adotado, melhor para a saúde organizacional da empresa.

E contar com um software de gestão torna a padronização do arquivamento ainda mais informatizada e eficiente. Já o armazenamento na nuvem garante que os arquivos fiquem seguros e sempre acessíveis.

7 Controle o acesso dos documentos

Uma boa gestão de documentos está no controle dos acessos. Esse é um passo que vai desde a solicitação em si até a liberação e o acesso propriamente dito.

Desenvolva políticas internas de acesso que também envolvam o manuseio dos documentos.  Dessa maneira, todo os funcionários seguem um mesmo protocolo.

Seguir esses passos torna a sua gestão de documentos sólida e integrada com ferramentas que fazem diferença no dia a dia.

 

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