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Qual a melhor solução de impressão para sua empresa?

Qual a melhor solução de impressão para sua empresa?

Por mais que você queira uma solução de impressão eficiente, a melhor, é simplesmente aquela que atende as necessidades da sua empresa.

E ao falar de necessidades, pense tanto nas imediatas quanto naquelas que vão gerar benefícios no longo prazo.

Nesse sentido, você pode considerar o que é visto constantemente como um problema ou dificuldade da empresa. Por exemplo: redução de custos com impressão e segurança no manuseio de documentos.

Estas são preocupações (e necessidades) vitais até mesmo para a competitividade da empresa.

Assim, você consegue avaliar, de fato, qual a melhor solução de impressão para o que a sua empresa realmente precisa.

E é aí que entram a gestão de documentos e a impressão corporativa. Afinal, com objetivos claros, é mais fácil de escolher e implementar o sistema que irá proporcionar o tão desejado controle das impressões.

Considere que a melhor solução de impressão conta com alguns fatores:

 

Redução de custos

 

– O objetivo não é apenas baratear os custos.

– A qualidade da impressão não pode ser sacrificada pelo bem da redução de custos.

– Busque solução de impressão inteligente, um sistema de gestão que permita controlar as impressões.

– Tenha claro o que deve ou não ser impresso.

– Ao fazer isso, o controle das impressões é maior, mais consciente e torna-se um hábito, inclusive, contra o desperdício de recursos.

– E naturalmente, a redução de custos acontece sem que exista uma crise para a sua finalidade.

 

Segurança e certificação

 

– A segurança é uma das preocupações que mais tiram o sono dos gestores das empresas.

– Vazamento de informações confidenciais é um pesadelo e pode ser evitado com tecnologias inteligentes.

– Busque sistema de gestão de documentos que garanta a segurança das informações da sua empresa.

– Alguns softwares integrados aos órgãos fiscais do governo exigem certificados digitais para transações, por exemplo.

– Avalie que é possível proteger o seu negócio com o apoio da tecnologia.

 

Impressão colorida: faz parte da melhor solução

 

– Com tecnologias que contribuem para um melhor uso das impressões coloridas, você não precisa abandonar as cores pelo preto e branco.

– Ainda mais se usar cores é uma necessidade no seu negócio.

– Lembre-se que o custo-benefício não tem só a ver com o menor custo, a qualidade da impressão deve fazer parte da melhor solução de impressão para a sua empresa.

– Busque soluções inteligentes para impressões coloridas que são capazes de economizar recursos sem perder a qualidade.

E com o auxílio da gestão de documentos e da impressão corporativa, a sua empresa terá a melhor solução de impressão. O fator crucial está em atender as demandas, necessidades e objetivos da sua empresa.

Gestão de documentos: Documentos físicos versos documentos eletrônicos

Gestão de documentos: Documentos físicos versos documentos eletrônicos

Documentos físicos ou documentos eletrônicos é um dilema para a sua empresa? Se você busca mais produtividade e organização no dia a dia, a gestão de documentos, sem dúvida, fará muita diferença.

Os documentos físicos, naturalmente, são materiais que você pode pegar. A questão definidora na possibilidade de “pegar a qualquer momento”, que se perde com facilidade em uma infinidade de papéis.

Arquivos físicos, por mais organizados que sejam, constantemente sofrem com perdas, rasuras, longos tempos de pesquisa e consulta e profissionais que já sabem que entrar no arquivo significa perder até mesmo horas de trabalho produtivo.

Essa é uma realidade bem comum e você mesmo já deve ter passado por situações parecidas. Alguns documentos precisam ser guardados por um período de meses e até anos. Onde será que estão aqueles contratos de três anos atrás?

É ótimo ter documentos físicos a mão quando estão de fato à mão. Nesse sentido, os documentos eletrônicos ganharam o seu espaço e uma importância maior com a gestão de documentos.

Não se trata apenas de salvar contratos em PDF e enviar por e-mail para alguém. Implementar um sistema de gestão de documentos corrige o problema que ainda poderia acontecer com arquivos eletrônicos: em que pasta estão aqueles contratos mesmo?

Prepare-se para a gestão de documentos

É claro que essa gestão começa com a separação dos documentos que serão digitalizados. Para que você obtenha uma transição satisfatória, veja algumas dicas:

– É hora de avaliar o arquivo de documentos físicos. Quais serão os papéis digitalizados e aqueles que podem ser descartados? Você certamente encontrará muita coisa que poderia ter sido jogada fora há muito tempo.

– Digitalize os documentos de forma padronizada, ou seja: por ordem de departamento, tipo de serviço ou algum padrão que irá ajudar a organizá-los em pastas no computador depois.

– Faça cópias de segurança na nuvem.

– Escolha um sistema de gestão de documentos que possua recursos, como: customização para adicionar filtros (departamento, ano, serviço e etc), consulta rápida e intuitiva, padronização de arquivamento, controle de acesso dos funcionários.

– Adicione os arquivos digitalizados no banco do dados do sistema de gestão de documentos escolhidos e faça testes. É importante ter certeza de que o sistema funciona como desejado.

– Prepare os funcionários para a transição, desde o funcionamento do sistema de gestão até a importância de usar documentos eletrônicos. Assim, todos terão mais facilidade e compreensão dos objetivos que a empresa deseja alcançar.

Vantagens de fazer gestão de documentos

Todo processo novo pode surpreender a princípio, mas você verá que não é uma mudança ruim. Pelo contrário, as vantagens serão sentidas no decorrer do uso dos documentos eletrônicos:

– Otimização dos processos de pesquisa, consulta e compartilhamento.

– Redução no tempo de pesquisa.

– Facilidade de adicionar e filtrar arquivos no banco de dados do sistema de gestão.

– Aumento da produtividade dos funcionários, que não passam mais tanto tempo na fase de pesquisa ou consulta.

– Os documentos são preservados, principalmente aqueles que devem ser mantidos por meses ou anos.

– Diminuição do volume de papéis ou mesmo eliminação de arquivo de documentos físicos.

– Economia de papel e tinta e maior consciência no uso de impressora: impressão só quando estritamente necessário.

– Maior organização dos documentos eletrônicos.

– Segurança e menor risco de perdas.

– Compartilhamento na nuvem na hora que você quiser.

Dependendo do tipo de trabalho que a empresa realiza, alguns sistemas de gestão possibilitam o envio de documentos diretamente para órgãos fiscais. Seja como for, você só tem a ganhar com documentos eletrônicos e gestão de documentos.

 

Qual a melhor impressora para a minha instituição de ensino?

Qual a melhor impressora para a minha instituição de ensino?

Escolher a melhor impressora para instituições de ensino pode não ser uma tarefa simples. O tipo de uso vai definir a máquina ideal.

Para você começar do jeito certo, vale a pena considerar algumas informações. Afinal, existem inúmeros modelos com funcionalidades e funções diferentes para todas as necessidades.

E claro, considere sempre o custo-benefício, que é entre todos os pontos, o mais importante.

Impressora a jato de tinta x impressora a laser

 

Esses são os dois tipos mais usados em instituições de ensino e empresas em geral. Veja algumas características:

Jato de tinta

– Exige menor investimento que a impressora a laser.

– Ótima opção para microempresas e home office

– Embora os cartuchos de tinta possuam menor capacidade, geralmente são mais baratos

– Os cartuchos têm menor capacidade de impressão.

– A tinta demora mais para secar.

– É menos veloz que a impressora a laser

– Qualidade da imagem é inferior em relação às impressoras a laser.

Laser

– Exige maior investimento

– Capacidade para grandes volumes de impressão

– Excelente qualidade de impressão

– Trabalha bem com diversos tipos de papel

– Velocidade superior às impressoras a jato de tinta

– Secagem da tinta imediata

– Custo de impressão inferior a jato de tinta

– Embora o toner custe mais caro do que um cartucho de tinta, possui maior capacidade de impressão

– Além disso, a impressão é mais resistente ao tempo.

O que a melhor impressora para a instituição de ensino precisa ter?

 

Resolução de Impressão (DPI):

– Para imprimir imagens: no mínimo 600 DPI e com excelente qualidade, como fotografias, a partir de 1200 DPI.

Para imprimir textos: 300 DPI já é suficiente.

Volume de impressão (quantidade de impressões mensais):

– Escolha a impressora que permita atender o ciclo mensal de impressões da sua instituição de ensino. Por exemplo: 20 mil por mês.

– Impressora a laser: indicada para quem realiza grandes volumes de impressão. E ainda, que necessita de agilidade e qualidade.

– Impressora a janto de tinta: para conciliar o menor volume de impressão com o menor custos na aquisição das máquinas.

Formato de papel

– O tamanho padrão A4 é suficiente ou a instituição de ensino depende de outros mais específicos?

– Considere esse detalhe com antecedência, pois as máquinas já são predefinidas para formatos de papel específicos.

Impressora colorida ou preto e branco

– Há a necessidade de impressoras coloridas?

– Em caso negativo, você poderá escolher impressoras que imprimem apenas em preto e branco: o que reduz o valor da máquina e o custo de impressão.

Funcionalidades adicionais

– Fax

– Copiadora

– Scanner

Considere alugar a melhor impressora para a instituição de ensino

 

O outsourcing de impressão ou aluguel de impressoras é uma opção para as instituições que querem o melhor em tecnologia, mas sem gastar muito.

As empresas que escolhem alugar, abrem mão dos altos custos com manutenção, reposição de suprimentos, trocas de equipamentos, renovação de tecnologia e necessidade de equipe só para cuidar das impressoras.

Já com o aluguel, a instituição de ensino conta com benefícios proporcionados pela empresa de outsourcing de impressão:

– Análise das necessidades da instituição de ensino para montar o parque de impressão ideal

– Troca, substituição e renovação de impressoras.

– Reposição de suprimentos.

– Assistência técnica

– Manutenção preventiva e corretiva

– Gerenciamento de impressão

– Máquinas de backup em casos de necessidade.

Como você pode ver, esses fatores fazem toda a diferença na hora de escolher a melhor impressora para a instituição de ensino. E se você quiser ainda mais custo-benefício, opte pelo outsourcing de impressão.

Como economizar folhas de papel da minha escola, colégio ou faculdade?

Como economizar folhas de papel da minha escola, colégio ou faculdade?

Economizar folhas de papel

Economizar folhas de papel é um gesto que traz impacto positivo em muitos aspectos. O primeiro pensamento é o meio ambiente, é claro.

Essa também é uma ação benéfica para a economia dos recursos da instituição da qual você faz parte e ainda gera um comportamento mais consciente nas pessoas ao seu redor.

Afinal, sempre que um professor, aluno ou funcionário da sua escola, colégio ou faculdade for usar folhas de papel, terá como hábito um gesto mais sustentável e econômico.

Assim, se você se preocupa em economizar folhas de papel, veja algumas alternativas para colocar em prática hoje mesmo:

Atividades feitas pelo computador e dispositivos móveis

Por mais que nem sempre seja possível escapar da impressão de trabalhos em um momento e outro, você pode usar o computador e dispositivos móveis com mais frequência.

Essa é uma alternativa, inclusive, para enviar as atividades e documentos por e-mail e até mesmo fazer anotações. Poupe as folhas do caderno e armazene informações de forma online ou no bloco de notas do seu celular, por exemplo.

Pense também em criar uma agenda de compromissos, boletins e mural de avisos de forma eletrônica.

Armazenamento de apostilas e outros materiais na nuvem

Pode ser que os professores não tenham o conhecimento da facilidade que o armazenamento na nuvem pode oferecer.

Os materiais ficam online e sempre disponível, basta acessar uma das opções vinculadas a um e-mail, como Google Drive e One Drive. Permita que os alunos decidam como vão ler as apostilas, por exemplo.

Softwares para economizar folha de papel e fazer gestão da impressão

Algumas impressoras possuem softwares destinados a economizar folha de papel, mas também existem programas que podem ser baixados para melhorar o desempenho das máquinas.

Reduzir espaços em branco nas folhas ou preencher com o máximo de informações, contabilizar a quantidade de folhas impressas e ainda equilibrar o uso de tinta são algumas das possibilidades.

Fale sobre essa alternativa para a sua escola, colégio ou faculdade.

Digitalização de documentos

Essa é uma alternativa de quem visa o futuro. Digitalizar documentos e diminuir o volume de papel é uma maneira de economizar folhas de papel.

Vale a pena considerar um sistema de gestão interno para a sua escola, colégio ou faculdade.

Impressão frente e verso

Economizar folhas de papel com impressão frente e verso é uma das alternativas mais básicas. Incentive essa ação como um hábito do dia a dia tanto para professores e funcionários quanto para os alunos.

Não jogue fora folhas de papel que podem ser reutilizadas

Mesmo que seja metade de uma página em branco, guarde para anotações e outras necessidades. Economizar folhas de papel também depende do quanto valorizamos os recursos que temos.

Folhas de papel de material reciclado

Desde as folhas de papel usadas na impressora até os cadernos e bloco de notas podem ser feitos com material reciclado.

Incentive sua escola, colégio ou faculdade a investir nessa ideia boa para o meio ambiente e para o bolso.

Reciclagem de papel, impressão seletiva e movimento sustentável

Três ações que se complementam:

A Reciclagem de papel deve fazer parte da rotina da sua escola, colégio ou faculdade. Lixeiras específicas para tal ação precisam ficar visíveis.

Promover a impressão seletiva é um ato de consciência, afinal, só será impresso o que for realmente essencial.

Movimento sustentável em que avisos e mesmo diálogos sobre o assunto envolvem professores, funcionários e alunos para economizar folhas de papel e evitar o desperdício.

E assim, certamente o objetivo de economizar folhas de papel terá o impacto esperado!

Como determinar a quantidade certa de impressões mensais da minha empresa

Como determinar a quantidade certa de impressões mensais da minha empresa

Embora as soluções digitais estejam fortemente presentes no dia a dia de qualquer empresa, os documentos impressos ainda são necessários.

Neste ponto, contar com uma solução bem planejada para suas impressões mensais fazem-se necessário. Ainda, que um serviço de locação de impressoras pode otimizar sua demanda.

Você sabe como determinar a quantidade de impressões ideal para a realidade do seu negócio e reduzir os custos do processo?

Veja a seguir quais pontos devem ser analisados ao definir a quantidade de impressões e como é possível calcular os custos.

Custo por folha impressa

Para calcular o consumo por folha impressa, basta dividir a capacidade de impressões de um equipamento em determinado período pelo custo das folhas.

Exemplo: se em 30 dias uma impressora imprimiu 3.000 folhas e as 3.000 folhas custaram R$45, o valor para imprimir as 3.000 folhas é R$0,015 (45/3 mil = 0,015).

Custo da tinta da impressora

Para saber o custo despendido com a tinta da impressora, o cálculo é bem simples, e vale tanto para impressoras com cartuchos como para os equipamentos com toner.

Se um cartucho custa R$100 e a capacidade de impressão dele, ao mês, é de 2.000 páginas, basta dividir o valor da tinta pelo número de folhas que podem ser impressas. Neste caso, fica: 100/2mil = R$ 0,05.

Custo com materiais consumíveis

Além dos custos com as folhas e as tintas, devem ser relacionados no cálculo de impressão todos os materiais consumíveis que pertencem ao processo, dentre eles:

• Logística: certamente sua empresa tem custos mais elevados com a impressão devido à logística. Quando os toners e cartuchos precisam ser recarregados, ou algum equipamento direcionado a assistência técnica, quem é o responsável por transportá-los? Custos com combustível e o tempo gasto no trajeto também deve entrar para a conta!

• Depreciação de equipamentos: mesmo que as impressoras não apresentem problemas técnicos com muita frequência, a qualidade de impressão é reduzida ao longo do tempo. Você pode perceber isso ao notar falhas na impressão de documentos, ou quando uma impressão demorar um pouco mais para ser finalizada. A depreciação dos equipamentos deve ser considerada como custo da impressão, com isso as impressoras deverão ser substituídas ou revisadas periodicamente.

• Energia: contar com um parque de impressão, os custos com energia irão aumentar. Quando menores e mais lentos forem seus equipamentos, maior será o custo com energia elétrica. Este consumo deve entrar no cálculo do custo de impressão. Uma boa dica é apostar na locação de equipamentos mais robustos e rápidos, que consomem menos energia.

Com todos os custos esclarecidos e em mãos, descobrir a quantidade certa de impressões para sua empresa torna-se bem mais simples! Vale lembrar que o outsourcing de impressão é perfeito para empresas que desejam otimizar suas demandas e, acima de tudo, reduzir custos.

 

Backup de impressora: Uma solução de outsourcing de impressão

Backup de impressora: Uma solução de outsourcing de impressão

O que é outsourcing de impressão? É justamente o aluguel de impressoras e equipamentos relacionados, que existe para facilitar a rotina dos mais variados negócios e profissionais.

Muito mais do que apenas alugar um equipamento, você contrata um serviço completo que cobre todas as suas necessidades em relação à impressão. E uma delas é o backup de impressora.

Ao optar pelo outsourcing de impressão, as empresas reduzem custos, pois adquirem um serviço com várias soluções inclusas.

E fica mais fácil de realizar um melhor gerenciamento das impressões e cópias do dia a dia.

Para você entender melhor, acompanhe:

Como funciona o outsourcing de impressão

 

Você saberia dizer quantas impressões são realizadas na sua empresa e o os custos detalhados?

Qual funcionário imprime mais do que outro e se de fato há justificativa para tal volume de gasto de papel?

Não implementar um gerenciamento de impressão adequado é o que dificulta acompanhar os gastos reais e encontrar soluções para reduzi-los.

É por isso que o outsourcing de impressão se torna tão vantajoso para as empresas e negócios de pequeno, médio e grande porte.

A prestadora do outsourcing de impressão avalia:

– O ambiente de impressão da sua empresa: qual é o volume de impressão mensal, formatos de papel necessários, quantidade de máquinas para cada setor e assim por diante.

– Modelos e tecnologia especializada: com as necessidades definidas, fica mais fácil de direcionar os melhores modelos para uma atividade específica ou para um setor da empresa.

– Manutenção e suprimentos: além dos equipamentos, a prestadora de outsourcing de impressão consegue desenvolver um plano de suprimentos. A reposição é incluso no aluguel, assim como a manutenção.

Como você pode ver, contar com uma prestadora de outsourcing de impressão especializada vai fazer diferença na qualidade do serviço. Afinal, você recebe todo um atendimento focado no custo benefício que você almeja.

 

Para que serve o backup de impressoras?

 

O que você faz quando uma impressora do seu ambiente de trabalho quebra? Os funcionários precisam parar as atividades por não haver uma máquina substituta?

Isso não acontece com o outsourcing de impressão. Faz parte do serviço garantir o backup de impressora de forma imediata sempre que surgir a necessidade.

A prestadora de serviço retira a máquina que precisa de manutenção e oferece uma substituta para que você e seus funcionários não fiquem na mão.

Essa é uma solução importante, que evita mais gastos com impressão. É de total responsabilidade da prestadora manter os equipamentos em excelente funcionamento.

E a qualquer sinal de problema, deve acionar a prestadora para resolvê-lo.

Outras vantagens do outsourcing de impressão

 

A prestadora do outsourcing oferece muitas vantagens:

– Máquinas modernas e atualizadas, com funcionalidades que correspondem a demanda da sua empresa.

– Suprimentos originais e de alta qualidade.

– Manutenção dos equipamentos sempre em dia.

– Suporte técnico rápido no atendimento.

– Reposição de suprimentos antes mesmo de acabar.

– Softwares de gerenciamento de impressão para monitorar e controlar como os funcionários usam as máquinas.

– Treinamento de funcionários para uso dos equipamentos.

Minhas impressões não podem parar!

 

De fato, as impressões não podem parar. E se você contar com o outsourcing de impressão, terá sempre uma prestadora especializada com quem poderá contar nas mais variadas situações.

Visita técnica, configuração de máquina, reposição de suprimentos, ou mesmo o backup de impressora quando uma máquina for para a manutenção. Não deixe esses problemas atrapalharem suas atividades.

Economize e melhore a produtividade da sua empresa com o outsourcing de impressão!

O que não pode faltar na hora de alugar impressoras

O que não pode faltar na hora de alugar impressoras

O aluguel de impressoras existe para tornar mais prática a rotina das empresas. Quem terceiriza o equipamento, conquista um excelente custo-benefício para a sua rotina profissional.

É por isso que você deve se atentar para alguns critérios importantes na hora de alugar impressoras.

Afinal, é na prática que você irá avaliar se de fato conquistou a tão desejada economia nos custos de impressão.

Antes de assinar qualquer contrato de outsourcing de impressão, avalie se há:

Manutenção: responsabilidade do serviço de outsourcing de impressão

 A manutenção das máquinas alugadas fica por conta do serviço de outsourcing de impressão. Você sempre irá receber impressoras com bom funcionamento.

A qualquer momento que precisar, basta acionar o suporte técnico:

• Atendimento à distância: muitas vezes, uma orientação por telefone é suficiente. Técnicos especializados podem ajudar com ajustes e questões mais simples.

• Atendimento presencial: o técnico faz uma visita para descobrir o problema. Se não for possível resolver no local, a impressora é retirada para troca ou conserto. E para não atrapalhar a sua rotina, o serviço fornece uma máquina substituta.

Nada melhor do que parar de gastar recursos com a manutenção. Desde troca de peças a reparos mais completos são de responsabilidade da prestadora do serviço. Você não paga custos adicionais por isso.

Reposição de suprimentos

Outra vantagem ao alugar impressoras é ter a reposição de suprimentos incluída no serviço. Em vez de ter a surpresa de descobrir que o cartucho de tinta acabou, tenha um estoque fornecido pela prestadora.

A reposição de suprimentos deve acompanhar o volume de impressão do seu negócio.

E o outsourcing de impressão garante o abastecimento do seu estoque com antecedência. Ou seja, você tem uma suficiência em suprimentos.

Não precisa realmente esperar que os suprimentos cheguem ao fim.

Impressoras sempre atualizadas

Acompanhar os avanços e inovações da tecnologia nem sempre é fácil e pode custar caro. A menos que você opte por alugar impressoras.

O serviço de outsourcing de impressão acompanha as atualizações constantes que chegam no mercado. E é você quem ganha com isso: adicione a substituição de modelos antigos por novos no seu contrato de locação.

Coloque fim nas preocupações com uma empresa especializada

Poder contar com uma empresa parceira, que oferece uma série de vantagens e cumpre exatamente o que foi estabelecido, é o maior diferencial de todos.

Você sabe exatamente o que o serviço inclui e tem sempre um canal pronto para atender as suas novas demandas e objetivos. E há ainda um suporte preventivo para qualquer problema que surgir.

Soluções personalizadas

Escolha a prestadora que oferece soluções personalizadas para o seu tipo de negócio e demanda ao alugar impressoras.

Você pode precisar de modelos diferentes dentro da empresa e é importante poder contar com esse tipo de atendimento e cobertura.

Conte com um help desk especializado

Verifique se a prestadora possui help desk especializado. Uma equipe qualificada que resolverá suas dúvidas e solicitações de forma rápida e dinâmica.

Esse é um critério essencial para que você não fique em linhas de espera e com trabalhos parados por falta de atendimento.

Então, defina as suas necessidades

Antes de alugar impressoras, defina quais são as suas necessidades. Conhecer o seu negócio e a sua demanda é o primeiro passo.

Geralmente, os negócios dos mais variados tipos e tamanhos escolhem o serviço pelo alto volume e frequência de impressões.

Há também quem precise de máquinas com tecnologia específica e alugar é mais vantajoso do que comprar o equipamento.

Em outros casos, compensa alugar impressoras por um período escolhido. Como você pode ver, saber as suas necessidades ajuda a traçar o melhor plano.

 

Como digitalizar documentos?

Como digitalizar documentos?

Saber como digitalizar documentos permite que você salve em formato digital tudo o que é imprescindível e está em papel. Fotos, cartas, recibos, contratos, notas fiscais, exames e uma infinidade de outros documentos.

Arquivos digitais facilitam a segurança e a integridade dos documentos, o rápido acesso e consulta, o compartilhamento interno e externo, o armazenamento na nuvem, backup e o gerenciamento.

Como começou a digitalização de documentos

A tecnologia evoluiu e com ela a maneira como os processos são realizados. Se antes dos computadores fazíamos tudo no modo manual, a realidade mudou completamente com o boom dessas máquinas na década de 1980.

As empresas passaram a armazenar quantidades enormes de arquivos nos computadores. E gerenciar esses documentos de uma maneira mais eficiente se tornou uma necessidade.

Assim, começou um processo de digitalização de arquivos para que pudessem ser armazenados em sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Com o passar do tempo, novas sistemas foram desenvolvidos e aperfeiçoados para acompanhar as mais variadas demandas das empresas.

A eficiência no gerenciamento se tornou essencial para quem busca a digitalização de documentos como parte estratégica de um negócio.

Como é realizada a digitalização de documentos

Para fazer a digitalização de documentos, é preciso escolher uma máquina com a função de scanner.  Essa máquina pode ser conectada ao computador por um cabo USB ou no modo sem fio.

É importante usar um software que possibilite comandar a função de digitalização da máquina escolhida. Existem vários tipos de scanners e você irá perceber que a sua demanda determinará a sua escolha.

Depois de escolher o equipamento ideal, basta colocar o papel no scanner e abrir o programa para controlar a digitalização de documentos. A máquina faz uma varredura no papel e os arquivos digitais gerados ficam salvos no computador.

Multifuncionais

As multifuncionais são chamadas assim por oferecerem várias funções: digitalização de documentos, impressora e copiadora.  Por causa desse conjunto de ferramentas, são consideradas uma opção muito prática.

Essas máquinas são acessíveis e atendem a um nicho de mercado consolidado. É uma boa escolha para o uso casual e doméstico.

Scanners de mesa (flatbed)

Os scanners de mesa são específicos para a digitalização de documentos. O escaneamento é realizado em uma interface na horizontal, daí o termo flatbed.

Essas máquinas oferecem uma maior qualidade tanto na captura quanto na resolução das imagens. Atenção à resolução medida em DPI para que você obtenha um scanner que atenda as suas necessidades.

Esses scanners focam na qualidade final da digitalização de documentos. É possível encontrar máquinas com ótimo custo-benefício.

Scanner (sheet-fed)

Diferente das flatbed, essas scanners sheet-fed focam na velocidade da digitalização de documentos.

A renderização de página é muito mais rápida e facilita a rotina de quem digitaliza grande quantidade de documentos.

O usuário também encontra alguns modelos que possuem qualidade de resolução adequada. Como o uso é mais profissional, esse tipo de scanner tem preços mais altos.

Scanner de mão

Scanner de mão são portáteis e facilitam o uso em qualquer lugar. Esse equipamento é pensado em pessoas que preferem equipamentos menores e que propiciem portabilidade no dia a dia.

Esse tipo de scanner é um tanto mais simples do que os modelos tradicionais. Esse fator também se reflete na qualidade da resolução.

No entanto, a presença de mais funções pode encarecer o scanner de mão.

Aplicativos para escanear documentos

E não vamos esquecer dos aplicativos para digitalizar documentos. Ter um smartphone significa ter o mundo digital nas mãos e não poderia ser diferente com a função de escanear a um toque dos seus dedos.

De forma muito simples, um aplicativo de scanner utiliza apenas a câmera do seu aparelho. Alguns desses apps permitem ajustes, como escolha do tamanho do papel, recorte e alinhamento.

Essa é uma solução muito prática para o dia a dia. E você encontra versões para Android e IOS.

Para que digitalizar documentos

Saber como digitalizar documentos implica saber qual o objetivo de se implementar esse tipo de solução. Considere que todos os benefícios correspondem aos objetivos das empresas, como por exemplo, reduzir custos e o espaço físico.

Assim, associe a digitalização de documentos com um software de gerenciamento para:

Agilidade no acesso e consulta da informação: não perca mais documentos em papel e tenha sempre a um clique qualquer informação que desejar. Softwares de gestão de documentos possuem buscadores mais inteligentes.

Organização dos arquivos: uma das vantagens de um software de gestão é poder indexar os arquivos com classificação pela característica que melhor corresponder às atividades da empresa, departamento e função.

Redução do volume de papel e do desperdício: a tendência é que o volume de papeis aumente com o tempo. Mas em formato digital, esses documentos são mais fáceis de armazenar. Além disso, digitalizar documentos reduz o desperdício de papel e propicia a correção de erros sem estragar materiais físicos.

Facilidade no compartilhamento de arquivos: arquivos digitais estão sempre à mão, por assim dizer. O compartilhamento de arquivos é mais rápido e fácil. E você pode enviar o documento para mais de uma pessoa ao mesmo tempo com o auxílio de inúmeros canais, como e-mails, pendrives e links de compartilhamento na nuvem.

Preservação da integridade dos documentos: se papeis estragam, são rasurados e atacados por traças, o mesmo não acontece com arquivos digitais. E digitalizar documentos diminui o manuseio dos originais, o que garante a sua integridade.

Redução de custos: os custos com tinta, papel e materiais de papelaria são reduzidos ao digitalizar documentos. As impressões e cópias passam a ser realizadas apenas em casos mais específicos.

Segurança dos documentos digitalizados: outra vantagem de associar um software de gestão aos documentos digitalizados é a segurança. Você pode restringir o acesso dos profissionais da empresa e ainda adicionar níveis desde de consulta à edição.

Redução da perda de documentos: esse é um problema que preocupa as empresas em algum nível. Mas digitalizar documentos é uma maneira de reduzir esse risco. Manter cópias em armazenamento na nuvem e possuir softwares com capacidade de recuperação de arquivos apagados são soluções úteis para o dia a dia.

Agora que você já sabe como digitalizar documentos, aproveite essa solução para aumentar a eficiência da sua empresa!

7 passos para uma boa gestão de documentos 

7 passos para uma boa gestão de documentos 

Uma boa gestão de documentos facilita a rotina de qualquer negócio. Por meio dela, cria-se processos de arquivamento, organização, acesso e manuseio com auxílio de ferramentas adequadas.

Nada de falta de espaço para arquivos, perdas, rasuras e dificuldade de encontrar informações. A empresa sempre estará no controle dos documentos e atenta às mudanças que exigem novas soluções.

1 Crie um plano de gestão de documentos

É necessário criar um planejamento para a gestão de documentos. Algumas empresas preferem combinar arquivos digitais com os originais ainda em papel. Outras já decidiram pela total digitalização dos documentos.

Avalie o quanto é possível reduzir o volume de papel e a transição para o digital aos poucos. O que mais importa é que o plano escolhido atenda aos objetivos da empresa, melhorando a organização e o acesso aos arquivos.

2 Cuide bem do espaço físico de arquivamento

Independente da digitalização de documentos acontecer em um momento futuro, mantenha o espaço físico de arquivamento bem-cuidado.

Evite transtornos, perdas e dificuldade de encontrar seus arquivos. Controle o armazenamento rotineiro e conte com um método de classificação e organização eficiente. Também não deixe de acompanhar as entradas e saídas de documentos do arquivo da empresa.

3 Atenção aos documentos que têm prazo de validade

Já imaginou descobrir que um documento em papel ou mesmo digital que devia ser guardado por anos foi jogado fora?

Saber o prazo de validade e classificar os documentos de acordo é uma maneira de evitar problemas futuros. Crie um ciclo de vida útil para que os funcionários saibam quais arquivos manter por períodos curtos e longos.

4 Separe documentos imprescindíveis dos descartáveis

O acúmulo de papel e documentos digitais desnecessários é normal em qualquer negócio. Mas ao avaliar o que de fato deve ser jogado fora, o volume é considerável.

Para uma boa gestão de documentos, o primeiro é separar o que realmente será descartado. Essa etapa é importante para a digitalização.

O cuidado na separação de documentos influencia na organização e ainda evita o risco de perder informações importantes.

5 Classifique os documentos

Esse passo na gestão de documentos vale tanto para o arquivamento físico quanto para o digital. A classificação considera a natureza dos documentos, bem como as atividades e departamentos da empresa.

Essa é uma maneira mais prática de criar um índice de organização com subcategorias e assim, facilitar a consulta de informações.

6 Adote novas tecnologias

A digitalização de documentos é um passo inevitável que acontecerá em algum momento. Quanto mais cedo for adotado, melhor para a saúde organizacional da empresa.

E contar com um software de gestão torna a padronização do arquivamento ainda mais informatizada e eficiente. Já o armazenamento na nuvem garante que os arquivos fiquem seguros e sempre acessíveis.

7 Controle o acesso dos documentos

Uma boa gestão de documentos está no controle dos acessos. Esse é um passo que vai desde a solicitação em si até a liberação e o acesso propriamente dito.

Desenvolva políticas internas de acesso que também envolvam o manuseio dos documentos.  Dessa maneira, todo os funcionários seguem um mesmo protocolo.

Seguir esses passos torna a sua gestão de documentos sólida e integrada com ferramentas que fazem diferença no dia a dia.

 

Outsourcing de impressão em Santa Catarina

Outsourcing de impressão em Santa Catarina

Outsorcing de Impressão é um termo comum quando empresas buscam pelo serviço de locação de impressoras.

A palavra “outsourcing” é geralmente traduzida como terceirização. Desse modo já é possível compreender do que se trata esse termo, também entender como as empresas de todos os setores e tamanhos podem se beneficiar do serviço.

O que é outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão é então a terceirização ou aluguel de equipamentos, como: impressoras, multifuncionais e scanners.

As instituições podem alugar quantos equipamentos necessitarem para atender suas demandas, já que a prática contribui na redução de gastos e permite maior controle da impressão.

Essa prestação de serviço garante mais organização e atende, além do aluguel, a todas as necessidades dos contratantes, como manutenção, reposição e atualização de impressora.

Necessidades das empresas para ter esse serviço

Veja algumas necessidades que se encaixam na realidade da sua empresa:

Estar em dia com as obrigações fiscais

Ao longo do ano, as empresas precisam imprimir documentos importantes para a saúde de seu negócio. Só na parte burocrática existe uma grande quantidade de impressões, como notas fiscais, contratos, recibos de pagamentos e comprovantes.

Deixar para imprimir documentos tão importantes de última hora atrapalha na hora de manter as obrigações fiscais em dia. Usar impressoras inapropriadas também, mas o outsourcing de impressão garante máquinas atualizadas e preparadas para todo tipo de trabalho.

Imprimir documentos específicos

Dependendo do trabalho realizado, é necessário usar uma máquina que tenha funções para imprimir documentos específicos. Se a empresa decidir comprar equipamentos que atendam a demanda, os custos podem ser exorbitantes.

Com o outsourcing de impressão, as empresas conseguem solicitar as máquinas para atender a necessidade específica sem pesar no bolso.

Acompanhar a evolução tecnológica

Quando empresas dependem diretamente de impressoras para realizar suas atividades, podem passar por apuros ao não conseguir fazer atualizações frequentes.

Com o outsourcing de impressão, deixa de ser problema a falta de recursos para investir na compra de máquinas caras. As empresas podem recorrer ao aluguel quando as inovações surgem.

Reduzir custos diretos e indiretos

Reduzir custos é, sem dúvida, uma necessidade que mexe com o andamento de qualquer negócio. Os gastos excessivos com manutenção, insumos e desperdícios podem assustar no fim do mês.

Escolher o outsourcing de impressão é uma maneira inteligente de reduzir os custos. Primeiro, a empresa realiza um plano em que paga apenas a quantidade de impressão. A manutenção e demais questões relacionadas às máquinas são realizadas pela prestadora.

Outro fator crucial é que usar máquinas apropriadas, com maior velocidade e capacidade de impressão, impulsiona o fluxo de trabalho, sem contar a possibilidade de usar softwares de gestão para controlar as impressões por setor e usuário.