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Como digitalizar documentos?

Digitalização de documentos

Saber como digitalizar documentos permite que você salve em formato digital tudo o que é imprescindível e está em papel. Fotos, cartas, recibos, contratos, notas fiscais, exames e uma infinidade de outros documentos.

Arquivos digitais facilitam a segurança e a integridade dos documentos, o rápido acesso e consulta, o compartilhamento interno e externo, o armazenamento na nuvem, backup e o gerenciamento.

Como começou a digitalização de documentos

A tecnologia evoluiu e com ela a maneira como os processos são realizados. Se antes dos computadores fazíamos tudo no modo manual, a realidade mudou completamente com o boom dessas máquinas na década de 1980.

As empresas passaram a armazenar quantidades enormes de arquivos nos computadores. E gerenciar esses documentos de uma maneira mais eficiente se tornou uma necessidade.

Assim, começou um processo de digitalização de arquivos para que pudessem ser armazenados em sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Com o passar do tempo, novas sistemas foram desenvolvidos e aperfeiçoados para acompanhar as mais variadas demandas das empresas.

A eficiência no gerenciamento se tornou essencial para quem busca a digitalização de documentos como parte estratégica de um negócio.

Como é realizada a digitalização de documentos

Para fazer a digitalização de documentos, é preciso escolher uma máquina com a função de scanner.  Essa máquina pode ser conectada ao computador por um cabo USB ou no modo sem fio.

É importante usar um software que possibilite comandar a função de digitalização da máquina escolhida. Existem vários tipos de scanners e você irá perceber que a sua demanda determinará a sua escolha.

Depois de escolher o equipamento ideal, basta colocar o papel no scanner e abrir o programa para controlar a digitalização de documentos. A máquina faz uma varredura no papel e os arquivos digitais gerados ficam salvos no computador.

Multifuncionais

As multifuncionais são chamadas assim por oferecerem várias funções: digitalização de documentos, impressora e copiadora.  Por causa desse conjunto de ferramentas, são consideradas uma opção muito prática.

Essas máquinas são acessíveis e atendem a um nicho de mercado consolidado. É uma boa escolha para o uso casual e doméstico.

Scanners de mesa (flatbed)

Os scanners de mesa são específicos para a digitalização de documentos. O escaneamento é realizado em uma interface na horizontal, daí o termo flatbed.

Essas máquinas oferecem uma maior qualidade tanto na captura quanto na resolução das imagens. Atenção à resolução medida em DPI para que você obtenha um scanner que atenda as suas necessidades.

Esses scanners focam na qualidade final da digitalização de documentos. É possível encontrar máquinas com ótimo custo-benefício.

Scanner (sheet-fed)

Diferente das flatbed, essas scanners sheet-fed focam na velocidade da digitalização de documentos.

A renderização de página é muito mais rápida e facilita a rotina de quem digitaliza grande quantidade de documentos.

O usuário também encontra alguns modelos que possuem qualidade de resolução adequada. Como o uso é mais profissional, esse tipo de scanner tem preços mais altos.

Scanner de mão

Scanner de mão são portáteis e facilitam o uso em qualquer lugar. Esse equipamento é pensado em pessoas que preferem equipamentos menores e que propiciem portabilidade no dia a dia.

Esse tipo de scanner é um tanto mais simples do que os modelos tradicionais. Esse fator também se reflete na qualidade da resolução.

No entanto, a presença de mais funções pode encarecer o scanner de mão.

Aplicativos para escanear documentos

E não vamos esquecer dos aplicativos para digitalizar documentos. Ter um smartphone significa ter o mundo digital nas mãos e não poderia ser diferente com a função de escanear a um toque dos seus dedos.

De forma muito simples, um aplicativo de scanner utiliza apenas a câmera do seu aparelho. Alguns desses apps permitem ajustes, como escolha do tamanho do papel, recorte e alinhamento.

Essa é uma solução muito prática para o dia a dia. E você encontra versões para Android e IOS.

Para que digitalizar documentos

Saber como digitalizar documentos implica saber qual o objetivo de se implementar esse tipo de solução. Considere que todos os benefícios correspondem aos objetivos das empresas, como por exemplo, reduzir custos e o espaço físico.

Assim, associe a digitalização de documentos com um software de gerenciamento para:

Agilidade no acesso e consulta da informação: não perca mais documentos em papel e tenha sempre a um clique qualquer informação que desejar. Softwares de gestão de documentos possuem buscadores mais inteligentes.

Organização dos arquivos: uma das vantagens de um software de gestão é poder indexar os arquivos com classificação pela característica que melhor corresponder às atividades da empresa, departamento e função.

Redução do volume de papel e do desperdício: a tendência é que o volume de papeis aumente com o tempo. Mas em formato digital, esses documentos são mais fáceis de armazenar. Além disso, digitalizar documentos reduz o desperdício de papel e propicia a correção de erros sem estragar materiais físicos.

Facilidade no compartilhamento de arquivos: arquivos digitais estão sempre à mão, por assim dizer. O compartilhamento de arquivos é mais rápido e fácil. E você pode enviar o documento para mais de uma pessoa ao mesmo tempo com o auxílio de inúmeros canais, como e-mails, pendrives e links de compartilhamento na nuvem.

Preservação da integridade dos documentos: se papeis estragam, são rasurados e atacados por traças, o mesmo não acontece com arquivos digitais. E digitalizar documentos diminui o manuseio dos originais, o que garante a sua integridade.

Redução de custos: os custos com tinta, papel e materiais de papelaria são reduzidos ao digitalizar documentos. As impressões e cópias passam a ser realizadas apenas em casos mais específicos.

Segurança dos documentos digitalizados: outra vantagem de associar um software de gestão aos documentos digitalizados é a segurança. Você pode restringir o acesso dos profissionais da empresa e ainda adicionar níveis desde de consulta à edição.

Redução da perda de documentos: esse é um problema que preocupa as empresas em algum nível. Mas digitalizar documentos é uma maneira de reduzir esse risco. Manter cópias em armazenamento na nuvem e possuir softwares com capacidade de recuperação de arquivos apagados são soluções úteis para o dia a dia.

Agora que você já sabe como digitalizar documentos, aproveite essa solução para aumentar a eficiência da sua empresa!

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