BLOG
ALPHALASER

Como digitalizar grande quantidade de documentos?

Digitalizar grande quantidade de documentos pode ou não ser produtivo. A máquina que você escolher para essa finalidade fará diferença no processo.

A digitalização faz parte da rotina das empresas, transforma materiais físicos em documentos digitais de fácil acesso para toda a organização.

Mas se o processo não for feito de forma adequada, digitalizar grande quantidade de documentos pode ser cansativo.

Para garantir a qualidade e bons resultados da digitalização, acompanhe algumas dicas:

• O primeiro passo é separar os documentos a serem digitalizados. Uma dica é criar um formulário com informações de arquivo ou acervo utilizado. Assim, você saberá de onde cada pasta foi retirada para devolvê-las depois.
• Prepare os documentos para a digitalização. Estão rasgados ou em bom estado? Desamasse as folhas e retire qualquer clip ou prendedor.
• Digitalizar grande quantidade de documentos é o próximo passo. Escaneie as folhas com atenção à qualidade de imagem, contraste e nitidez.
• Organize os documentos digitalizados no seu computador. Nessa etapa, avalie como deve renomear czada um deles. Para garantir uma padronização mais eficiente, um sistema de gerenciamento de documentos digitais é o ideal.
• E então chegamos ao passo de acesso ou distribuição: um sistema de gerenciamento de documentos também permite entre outras funções, a consulta. A vantagem desses softwares é a segurança, o controle e o fácil gerenciamento dos arquivos armazenados.

Mas há um detalhe importante para que essas dicas funcionem: a máquina escolhida capaz de escanear esses documentos.

E então você pergunta:

Qual a diferença entre um scanner profissional e um scanner convencional?

Digitalizar grande quantidade de documentos exige máquinas com alto desempenho e funcionalidades que auxiliem o processo.

Veja algumas das principais diferenças entre elas:

 

 

Como você pode ver, o scanner profissional é projetado para desempenhar funções que auxiliam na produtividade. Digitalizar grande quantidade de documentos com a máxima qualidade se torna algo comum do dia a dia.

Por que investir em equipamentos de outsourcing?

Uma solução para obter scanners profissionais e economizar, é o aluguel ou o chamado outsourcing.

Quando você investe em equipamentos de outsourcing, recebe o que há de melhor em tecnologia avançada. Imagine poder utilizar uma imageFORMULA DR-7550C da Canon.

Essa é uma das melhores máquinas para digitalizar grande quantidade de documentos e está disponível para aluguel na Alpha Laser. Possui entre outros recursos:

• Capacidade de fazer até 22.500 digitalizações por dia.
• Recursos avançados de tratamento de imagem.
• Rápido registro e processamento em 300dpi.
• Alimentador automático que processa lotes de até 500 folhas.
• Design pensado na comodidade do usuário.

Ao alugar um equipamento como esse, você não precisa se preocupar com manutenção e reposição de materiais de impressora que é responsabilidade da fornecedora.

Qualquer necessidade de substituição de máquina é feita de forma imediata à solicitação e você não perde tempo de trabalho.

Como devo organizar meus arquivos?

Pense em três ações necessárias:

• Comece o quanto antes a digitalizar grande quantidade de documentos.
• Contrate um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar e organizar com segurança.
• Torne a digitalização um hábito padronizado. E caso a empresa não der conta da demanda digitalização, contrate uma empresa especializada como a Alpha Laser.

Ao considerar esses fatores, você verá que digitalizar grande quantidade de documentos não é algo tão difícil de resolver. Basta considerar o que melhor atende as necessidades da sua empresa.

Compartilhar

FacebookTwitterPinterest

Notícias Relacionadas

Como funciona o outsourcing de impressão? Tem aumentado, cada vez mais, o número de empresas que estão adotando modelos de prestação de serviços mais econômicos e com alta produtividade.

Como funciona o outsourcing de impressão?

LER MAIS

A Importância de uma Equipe de Suporte Especializada

A Importância de uma Equipe de Suporte Especializada

LER MAIS

Aprenda a economizar utilizando o gerenciamento de impressão (MPS – Managed Print Services)

Aprenda a economizar utilizando o gerenciamento de impressão (MPS – Managed Print Services)

LER MAIS

VER TODAS