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Digitalização de documentos: Segurança e agilidade na sua empresa

Digitalização de documentos: Segurança e agilidade na sua empresa

Atualmente, ainda é comum encontrar empresas travadas em processos ultrapassados de gerenciamento de documentos.

Pesquisas apontam que 1 documento é perdido a cada 12 segundos dentro de grandes empresas. Assim, dá para imaginar o prejuízo de tempo que esse simples detalhe pode trazer ao final de um mês ou ano?

A digitalização de documentos é uma atitude simples para solucionar um grande problema que, provavelmente, você pode estar apenas procrastinando para resolver.

Talvez você tenha se identificado com essas informações, mesmo estando em uma empresa pequena.

Por isso, resolvemos escrever esse artigo para lhe ajudar de uma vez por todas.

Neste post, mostraremos os principais motivos e benefícios de digitalizar arquivos físicos e, com isso, conseguir otimizar a gestão do seu negócio. No entanto, se você já está assustado com o trabalhão que isso dará, também mostraremos uma dica super simples que, provavelmente, você nem conheça.

Mas, antes, precisamos entender uma coisa:

Você realmente sabe o que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é o processo de transformar um documento físico em um arquivo digital, a fim de poder preservar ou facilitar o manuseio de suas informações.

O valor jurídico dessa mídia ainda é questionável, por falta de instrumentos legais em nosso país. Porém, é sim algo a se considerar fortemente, já que o manuseio dos documentos físico lhe geram:

• Risco de perder informações, por deterioração ou movimentação;

• Perda de produtividade da equipe por extravio de arquivos ou deslocamento;

• Custo elevado para manter salas de arquivos, que geram inclusive insalubridade;

• Estímulo ao desmatamento.

Funcionários, clientes e colaboradores serão beneficiados com as políticas de modernização em sua empresa. Mas se você ainda tem dúvidas, vamos lhe mostrar as vantagens. Veja!

Confira as 7 vantagens e benefícios de modernizar os processos de gestão de documentos em sua empresa

Implantar uma política de digitalização de documentos é, acima de tudo, modernizar processos.

Quem é responsável por gerenciar pessoas e arquivos sabe, ou pelo menos deveria saber, que ter uma metodologia é fundamental para o andamento fluido das atividades.

Portanto, vamos lhe apresentar agora os 7 motivos para você rever a gestão de arquivos do seu negócio e criar um plano de ação urgente:

1. Aumenta a segurança, já que os arquivos ficarão protegidos de ações do tempo;

2. Aumenta a produtividade e otimiza a comunicação de sua equipe;

3. Facilita a organização e consulta dos documentos;

4. Reduz os custos com cópias, espaço físico e, até mesmo, eventual recuperação de arquivos;

5. Auxilia e facilita a integração dos setores de sua empresa;

6. Possibilita a melhora ou recuperação de informações por meio do tratamento de imagem;

7. Permite gerar restrição de acesso a qualquer documento.

Agora que você sabe os benefícios, vamos ver como aplicá-los de maneira eficiente!

OK, mas como implementar a digitalização, sem comprometer o rendimento do meu negócio?

Realizar a digitalização dos seus arquivos é relativamente simples. Entretanto, a grande questão é o trabalho que isso pode gerar, interrompendo, até mesmo, suas atividades.

Os procedimentos essenciais, para que você consiga realizar essa tarefa, precisarão passar por:

• Fazer a triagem e seleção dos documentos que serão digitalizados;

• Passá-lo por um equipamento de scanner, de preferência um que otimize seu processo;

• Depois de scaneados, você deve escolher o melhor formato de arquivo para armazená-lo;

• Por fim, organize os documentos e local de arquivamento para facilitar sua gestão.

Agora imagina fazer isso para aquela pilha de papel guardada na sua sala de arquivo! Já deve ter batido desânimo, não?

Muitas pessoas não sabem, mas existem empresas que oferecem esse serviço de forma terceirizada. E a Alpha Laser é uma delas! Dessa forma, é possível você ter parceria com uma empresa especializada em gestão de documentos, liberando sua equipe e, até mesmo, melhorando seus resultados.

Caso tenha ficado com curiosidade, entre em contado com nossa equipe de suporte e solicite uma análise personalizada ou tire suas dúvidas.

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