Digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos
A digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos é uma solução para quem busca mais organização e padronização nos processos de trabalho.
As tecnologias digitais trouxeram uma nova oportunidade para que as empresas reúnam informações e decisões de forma mais assertiva.
Sua realidade ainda é o processo manual, longo e nada produtivo? Está na hora de rever como a digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos pode ajudar.
Como a digitalização inteligente pode ajudar cartórios e tabelionatos?
Um exemplo é o software de gestão, como a gestão eletrônica. Ele permite que os usuários controlem suas atividades por meio de um mesmo sistema.
Todos os dados inseridos no software são agrupados conforme a configuração estabelecida inicialmente.
Assim, tudo é feito em um mesmo lugar:
- Gerar arquivos
- Fazer buscas e consultas em documentos
- Dar entrada em solicitações
- Inserir novas informações
- Gerar relatórios
- Controlar o estoque de materiais
Como a digitalização de documentos pode auxiliar a modernização dos processos?
A digitalização inteligente está intrinsecamente ligada à digitalização de documentos.
Quando uma empresa, cartório e tabelionato decide implantar um sistema de gestão, precisa digitalizar os documentos para que o processo digital aconteça.
Nesse sentido, a transição do manual para o digital depende também dos contratos e demais arquivos em papel. Os mesmos podem ser transformados em documentos eletrônicos e incorporados no sistema de gestão.
Uma vez que a digitalização dos documentos é realizada, a empresa pode:
- Compartilhar e consultar arquivos com mais agilidade
- Registrar processos de forma automatizada
- Gerar escrituras
- Atas notariais e outros documentos em formatos predefinidos
A melhora no atendimento com a digitalização de documentos
A digitalização inteligente, que envolve a automação com um sistema de gestão e a digitalização de documentos, causa uma melhora significativa no atendimento:
- Em primeiro lugar, os documentos digitalizados são mais fáceis de encontrar. Você conta com o apoio do sistema de gestão eletrônica para realizar buscas avançadas e precisas.
- É mais rápido encontrar soluções, porque os documentos estão em formato digital. Dessa forma, os usuários passam menos tempo em busca por arquivos.
- Todos os chamados em aberto no cartório estão registrados no sistema. Mais prático e produtivo para avaliar o que precisa de maior atenção. Basta fazer a busca e encontrar o documento digital necessário.
- Redução ou fim das filas de atendimento.
Uma vez que as empresas aderem a automação e informatização, as operações tradicionais mostram-se menos dinâmicas e eficientes.
Assim, a digitalização inteligente, pensada na produtividade dos processos dos cartórios e tabelionatos, garante uma maior praticidade com a digitalização de documentos.
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