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Digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos

Digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos

 

A digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos é uma solução para quem busca mais organização e padronização nos processos de trabalho.
As tecnologias digitais trouxeram uma nova oportunidade para que as empresas reúnam informações e decisões de forma mais assertiva.
Sua realidade ainda é o processo manual, longo e nada produtivo? Está na hora de rever como a digitalização inteligente para cartórios e tabelionatos pode ajudar.

Como a digitalização inteligente pode ajudar cartórios e tabelionatos?

 

Um exemplo é o software de gestão, como a gestão eletrônica. Ele permite que os usuários controlem suas atividades por meio de um mesmo sistema.
Todos os dados inseridos no software são agrupados conforme a configuração estabelecida inicialmente.
Assim, tudo é feito em um mesmo lugar:

  • Gerar arquivos
  • Fazer buscas e consultas em documentos
  • Dar entrada em solicitações
  • Inserir novas informações
  • Gerar relatórios
  • Controlar o estoque de materiais

Como a digitalização de documentos pode auxiliar a modernização dos processos?

 

A digitalização inteligente está intrinsecamente ligada à digitalização de documentos.
Quando uma empresa, cartório e tabelionato decide implantar um sistema de gestão, precisa digitalizar os documentos para que o processo digital aconteça.
Nesse sentido, a transição do manual para o digital depende também dos contratos e demais arquivos em papel. Os mesmos podem ser transformados em documentos eletrônicos e incorporados no sistema de gestão.

Uma vez que a digitalização dos documentos é realizada, a empresa pode:

  • Compartilhar e consultar arquivos com mais agilidade
  • Registrar processos de forma automatizada
  • Gerar escrituras
  • Atas notariais e outros documentos em formatos predefinidos

A melhora no atendimento com a digitalização de documentos

 

A digitalização inteligente, que envolve a automação com um sistema de gestão e a digitalização de documentos, causa uma melhora significativa no atendimento:

  • Em primeiro lugar, os documentos digitalizados são mais fáceis de encontrar. Você conta com o apoio do sistema de gestão eletrônica para realizar buscas avançadas e precisas.
  • É mais rápido encontrar soluções, porque os documentos estão em formato digital. Dessa forma, os usuários passam menos tempo em busca por arquivos.
  • Todos os chamados em aberto no cartório estão registrados no sistema. Mais prático e produtivo para avaliar o que precisa de maior atenção. Basta fazer a busca e encontrar o documento digital necessário.
  • Redução ou fim das filas de atendimento.

Uma vez que as empresas aderem a automação e informatização, as operações tradicionais mostram-se menos dinâmicas e eficientes.
Assim, a digitalização inteligente, pensada na produtividade dos processos dos cartórios e tabelionatos, garante uma maior praticidade com a digitalização de documentos.

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