Gestão de documentos: Documentos físicos versos documentos eletrônicos
Documentos físicos ou documentos eletrônicos é um dilema para a sua empresa? Se você busca mais produtividade e organização no dia a dia, a gestão de documentos, sem dúvida, fará muita diferença.
Os documentos físicos, naturalmente, são materiais que você pode pegar. A questão definidora na possibilidade de “pegar a qualquer momento”, que se perde com facilidade em uma infinidade de papéis.
Arquivos físicos, por mais organizados que sejam, constantemente sofrem com perdas, rasuras, longos tempos de pesquisa e consulta e profissionais que já sabem que entrar no arquivo significa perder até mesmo horas de trabalho produtivo.
Essa é uma realidade bem comum e você mesmo já deve ter passado por situações parecidas. Alguns documentos precisam ser guardados por um período de meses e até anos. Onde será que estão aqueles contratos de três anos atrás?
É ótimo ter documentos físicos a mão quando estão de fato à mão. Nesse sentido, os documentos eletrônicos ganharam o seu espaço e uma importância maior com a gestão de documentos.
Não se trata apenas de salvar contratos em PDF e enviar por e-mail para alguém. Implementar um sistema de gestão de documentos corrige o problema que ainda poderia acontecer com arquivos eletrônicos: em que pasta estão aqueles contratos mesmo?
Prepare-se para a gestão de documentos
É claro que essa gestão começa com a separação dos documentos que serão digitalizados. Para que você obtenha uma transição satisfatória, veja algumas dicas:
– É hora de avaliar o arquivo de documentos físicos. Quais serão os papéis digitalizados e aqueles que podem ser descartados? Você certamente encontrará muita coisa que poderia ter sido jogada fora há muito tempo.
– Digitalize os documentos de forma padronizada, ou seja: por ordem de departamento, tipo de serviço ou algum padrão que irá ajudar a organizá-los em pastas no computador depois.
– Faça cópias de segurança na nuvem.
– Escolha um sistema de gestão de documentos que possua recursos, como: customização para adicionar filtros (departamento, ano, serviço e etc), consulta rápida e intuitiva, padronização de arquivamento, controle de acesso dos funcionários.
– Adicione os arquivos digitalizados no banco do dados do sistema de gestão de documentos escolhidos e faça testes. É importante ter certeza de que o sistema funciona como desejado.
– Prepare os funcionários para a transição, desde o funcionamento do sistema de gestão até a importância de usar documentos eletrônicos. Assim, todos terão mais facilidade e compreensão dos objetivos que a empresa deseja alcançar.
Vantagens de fazer gestão de documentos
Todo processo novo pode surpreender a princípio, mas você verá que não é uma mudança ruim. Pelo contrário, as vantagens serão sentidas no decorrer do uso dos documentos eletrônicos:
– Otimização dos processos de pesquisa, consulta e compartilhamento.
– Redução no tempo de pesquisa.
– Facilidade de adicionar e filtrar arquivos no banco de dados do sistema de gestão.
– Aumento da produtividade dos funcionários, que não passam mais tanto tempo na fase de pesquisa ou consulta.
– Os documentos são preservados, principalmente aqueles que devem ser mantidos por meses ou anos.
– Diminuição do volume de papéis ou mesmo eliminação de arquivo de documentos físicos.
– Economia de papel e tinta e maior consciência no uso de impressora: impressão só quando estritamente necessário.
– Maior organização dos documentos eletrônicos.
– Segurança e menor risco de perdas.
– Compartilhamento na nuvem na hora que você quiser.
Dependendo do tipo de trabalho que a empresa realiza, alguns sistemas de gestão possibilitam o envio de documentos diretamente para órgãos fiscais. Seja como for, você só tem a ganhar com documentos eletrônicos e gestão de documentos.
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