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O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?

O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)? Quem busca auxílio da tecnologia para organizar as informações da empresa, vai ouvir falar de Gestão ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em algum momento. O GED é um software preparado para armazenar, registrar, consultar, recuperar e gerenciar documentos

Quem busca auxílio da tecnologia para organizar as informações da empresa, certamente vai ouvir falar de Gestão ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), em algum momento.

Assim, o GED é um software preparado para armazenar, registrar, consultar, recuperar e gerenciar documentos digitais durante o período em que estiverem no sistema.

A tecnologia avançada é personalizável para o tipo de necessidade de cada empresa. Portanto, isso significa que a forma de registrar e padronizar os processos internos corresponderá à atividade exercida.

Então, apesar de existir uma procura grande para organizar documentos digitais, o GED igualmente pode ser usado para diferentes negócios que também produzem arquivos de áudio e imagem.

Por ser uma tecnologia completa, o GED é capaz de atender tais finalidades. Sobretudo, o mais importante é o controle que o software permite realizar sobre o volume de documentos armazenados.

Vantagens do GED para empresas

 

Cópias fiéis dos documentos em papel

A saber, uma das preocupações que impedem as empresas de digitalizarem documentos é se o arquivo digital será uma cópia fiel do papel.

E a resposta é: sim, a digitalização tem a capacidade de criar cópias digitais fieis ao papel. Nesse sentido, a necessidade de manter arquivos físicos reduz consideravelmente. Assim, como as impressões.

Compartilhamento na nuvem

As cópias em papel também deixaram de ser uma rotina. Já que poder compartilhar documentos entre departamentos ou permitir o acesso ao arquivo por meio do GED agiliza os processos internos.

E o melhor, somente pessoas autorizadas.

Centralização das informações

Primeiramente, o que acontece quando as informações das empresas ficam espalhadas em diferentes formatos e lugares? Desorganização.

Como o volume de informações tem a tendência de aumentar, então, não é nada produtivo ter que buscar papeis e documentos digitais por toda parte.

Diferentemente, o GED centraliza as informações. Os arquivos digitais são registrados por categoria, por atividade, por importância, por tempo de duração para arquivamento e assim por diante.

É mais simples e rápido pesquisar e consultar.

Filtros de pesquisa inteligentes

Não basta apenas digitar um nome e encontrar um documento. Dessa forma, muitas vezes, você precisa de uma informação que pode constar em diferentes arquivos.

Os filtros de pesquisa inteligentes do GED facilitam essa pesquisa, sendo assim, a busca interna dentro dos documentos digitais retornará com resultados mais certeiros.

Esse processo reduz o tempo de procura e contribui para as tomadas de decisão.

O GED é útil para empresas de todos os tamanhos

Não importa o tamanho da sua empresa. O que você tem que avaliar é o nível de organização interno. Porque um sistema GED não exige investimentos absurdos ou infraestrutura específica para ser eficiente.

Pelo contrário, de acordo com as necessidades da sua empresa, o software é personalizado para corresponder as demandas de cada negócio.

E volume muito grande de documentos sempre pode contar com armazenamento e backup na nuvem.

Acesso remoto com segurança

E então, você ou um funcionário está fora da empresa e precisa urgentemente de um documento.

Se fosse nos moldes tradicionais, seria necessário procurar no depósito ou arquivo. Então, depois digitalizar para enviar por e-mail, um meio nem sempre seguro.

Ou ainda, mandar alguém levar pessoalmente por se tratar de um documento importante.

Com o GED, o acesso ao sistema também pode ser feito remotamente. E, dessa forma, com a proteção da segurança da informação para evitar invasão de hackers ou acesso de pessoas não autorizadas.

Veja que o GED é uma ferramenta estratégica de organização, administração, padronização dos procedimentos internos. Sendo assim, um grande auxílio na comunicação e transparência da empresa.

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