BLOG
ALPHALASER

Quais são os benefícios de uma boa gestão de documentos para uma empresa?

gestão-de-documentos-para-uma-empresa

É normal que o volume de informação de uma empresa se multiplique. Por isso, uma boa gestão de documentos, certamente, só tem a somar à rotina de uma empresa.

Sendo assim, imagine o arquivamento físico de papel aliado à mais documentos digitais, em curtos períodos de semanas.

O montante pode surpreender!

Então, pense na quantidade de informação que uma empresa gera em questão de meses e anos?

Em suma, não é todo documento que pode ser simplesmente descartado. Afinal, ainda é preciso criar um arquivo de longo prazo.

A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.

Da mesma forma, a segurança faz parte de todo esse processo: criptografia, senhas e permissão de acesso.

Então, quais são os benefícios de uma boa gestão de documentos?

 

Então, como foi exposto, a gestão de documentos tem a capacidade de transformar a rotina de uma empresa.

Portanto, basta avaliar o nível de organização que será obtido com a implementação de um software de gestão eletrônica de documentos (GED).

A gestão de documentos deve estar alinhada com a digitalização para que o processo seja ainda mais eficiente.

A depender da atividade realizada na empresa, certamente, contar com um software de gestão que integre órgãos competentes para procedimentos específicos, é um diferencial.

Nesse sentido, vale a pena considerar os benefícios de uma boa gestão de documentos:

1. Controle e segurança das informações

 

Assim, perdas, desvios, vazamento de informações ou mesmo risco à integridade de um documento, são muito comum.
Se o arquivo é físico ou no computador, transtornos desse tipo, às vezes, podem trazer grandes problemas para a empresa.

Dessa forma, a gestão de documentos vem ao encontro da necessidade de preservar as valiosas informações geradas.
Por isso, maior controle e segurança, permite:

  • Acompanhar os novos registros lançados no sistema.
  • Saber em que situação encontram os números e processos das atividades da empresa.
  • Permitir ou negar acesso para determinados documentos e informações.
  • Saber a movimentação de uso do sistema.
  • Padronizar e organizar o banco de dados, para aumentar a eficiência, a localização e a consulta e pesquisa dos documentos.
  • Gerar relatórios com informações personalizadas para avaliar o desempenho do sistema e a ação dos funcionários.
  • Manter as informações seguras dentro do sistema, na nuvem e quando em modo de backup.

2. Mais tempo para se preocupar com o que importa

 

Talvez a sua empresa até possua uma gestão de documentos. Entretanto, mesmo sem um software, há inúmeras pastas no computador para guardar todo tipo de informação.

O problema de não contar com um sistema desenvolvido para a atividade que você realiza, dessa forma, é que a organização fica prejudicada.

Embora não seja mais necessário ir até o arquivo físico procurar um papel, a busca por um contrato ainda continua difícil. Afinal, não há um sistema que faça o registro e possua filtros inteligentes de pesquisa.

Assim, é contraproducente abrir arquivo por arquivo para encontrar aquele contrato de dois atrás.

Nesse sentido, a gestão de documentos elimina a perda de tempo. É fácil armazenar novos dados de acordo com uma categoria ou atividade, e posteriormente encontrar a informação desejada em segundos.

3. Padronização dos procedimentos internos

 

Se cada funcionário realiza a mesma atividade de um jeito, certamente, é possível que os resultados sejam muito diferentes também.

Portanto, para agilizar os procedimentos internos, contar com uma gestão de documentos faz toda a diferença. Todas as atividades serão realizadas de forma rápida porque o sistema permite a padronização.

Então, desde o cadastro de clientes a acompanhamento de um processo em aberto, a resposta será muito mais rápida e organizada.

Dessa forma, a padronização também diminui ou elimina as filas de espera e os volumes de trabalhos empacados.
Assim, investir em gestão de documentos é escolher um alto nível de organização das atividades da empresa.

4. Redução dos custos diretos e indiretos da empresa

 

Se você pensou em impressões, manutenção de espaço físico e papelaria, irá descobrir, enfim, que os custos também podem ser altos com o retrabalho.

Então, o que é feito quando um documento não é encontrado? Às vezes, fazer um novo pode exigir gastos com órgãos competentes. E, dessa forma, a depender da situação, até mesmo resultar em multa.

A gestão de documentos gera redução dos custos operacionais, sejam eles direitos ou indiretos.

Uma vez que os arquivos estão bem organizados, registrados em um sistema seguro e eficiente, problemas como o mencionado deixarão de acontecer.

Assim sendo, com os documentos digitalizados, o volume de papel pode chegar a zero:

  • Impressões, somente quando estritamente necessário.
  • O arquivo poderá se resumir a uma pequena estante com poucas pastas.
  • E a papelaria irá acompanhar a quantidade de impressões realizadas.

5. Renovação da tecnologia para atender as necessidades do mercado

 

Assim sendo, isso é o que significa apostar em uma gestão de documentos atualizada para a atividade que a sua empresa desempenha.

A renovação da tecnologia visa a atender melhor os clientes e realizar o trabalho de forma ainda mais eficiente.

Igualmente, novos sistemas são lançado com uma frequência cada vez maior. Você certamente encontrará o que mais se encaixa na sua rotina.

Afinal, o objetivo é usar a tecnologia para atender as necessidades do mercado. Não perca clientes porque seus procedimentos ainda estão defasados.

A gestão de documentos pode revolucionar a maneira como os procedimentos internos são feitos. E, assim, garantir mudanças significativas para ganhar novos clientes e lançar estratégias de mercado.

6. Tomadas de decisão mais fundamentadas

 

Tomadas de decisão mais fundamentas só acontecem se você possui, sobretudo, estrutura para avaliar o seu negócio.

Dessa forma, a gestão de documentos pode ser a ferramenta que possibilitará tomadas de decisão com base em informações concretas.

Então, se existe controle sobre o uso dos documentos, e se os arquivos estão mais fáceis de encontrar e consultar, decidir sobre os próximos passos garante a qualidade nas decisões:

  • Competitivas
  • De avaliação da produtividade
  • Do desempenho dos funcionários
  • Ou mesmo do retorno dos clientes

Assim, o poder de decisão fica mais fundamentado com a gestão de documentos. Além disso, a empresa ganha com o aprimoramento constante das atividades e da gestão.

E, por fim, fica visível o ganho da produtividade com uma boa gestão de documentos. Todos os funcionários, certamente, ficam em sintonia com uma operação padronizada e mais organizada.

Se você quiser saber mais, conte, então, com a Alpha Laser para fazer uma gestão de documentos eficiente!

Compartilhar

FacebookTwitterPinterest

Notícias Relacionadas

Cuidados que você deve ter ao escolher uma empresa de outsourcing

Cuidados que você deve ter ao escolher uma empresa de outsourcing

LER MAIS

Como escolher o melhor outsourcing de Impressão

Como escolher o melhor outsourcing de Impressão

LER MAIS

O que não pode faltar na hora de alugar impressoras

LER MAIS

VER TODAS