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Quais são os benefícios de uma boa gestão de documentos para uma empresa?

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É normal que o volume de informação de uma empresa se multiplique. Por isso, uma boa gestão de documentos, certamente, só tem a somar à rotina de uma empresa.

Sendo assim, imagine o arquivamento físico de papel aliado à mais documentos digitais, em curtos períodos de semanas.

O montante pode surpreender!

Então, pense na quantidade de informação que uma empresa gera em questão de meses e anos?

Em suma, não é todo documento que pode ser simplesmente descartado. Afinal, ainda é preciso criar um arquivo de longo prazo.

A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.

Da mesma forma, a segurança faz parte de todo esse processo: criptografia, senhas e permissão de acesso.

Então, quais são os benefícios de uma boa gestão de documentos?

 

Então, como foi exposto, a gestão de documentos tem a capacidade de transformar a rotina de uma empresa.

Portanto, basta avaliar o nível de organização que será obtido com a implementação de um software de gestão eletrônica de documentos (GED).

A gestão de documentos deve estar alinhada com a digitalização para que o processo seja ainda mais eficiente.

A depender da atividade realizada na empresa, certamente, contar com um software de gestão que integre órgãos competentes para procedimentos específicos, é um diferencial.

Nesse sentido, vale a pena considerar os benefícios de uma boa gestão de documentos:

1. Controle e segurança das informações

 

Assim, perdas, desvios, vazamento de informações ou mesmo risco à integridade de um documento, são muito comum.
Se o arquivo é físico ou no computador, transtornos desse tipo, às vezes, podem trazer grandes problemas para a empresa.

Dessa forma, a gestão de documentos vem ao encontro da necessidade de preservar as valiosas informações geradas.
Por isso, maior controle e segurança, permite:

  • Acompanhar os novos registros lançados no sistema.
  • Saber em que situação encontram os números e processos das atividades da empresa.
  • Permitir ou negar acesso para determinados documentos e informações.
  • Saber a movimentação de uso do sistema.
  • Padronizar e organizar o banco de dados, para aumentar a eficiência, a localização e a consulta e pesquisa dos documentos.
  • Gerar relatórios com informações personalizadas para avaliar o desempenho do sistema e a ação dos funcionários.
  • Manter as informações seguras dentro do sistema, na nuvem e quando em modo de backup.

2. Mais tempo para se preocupar com o que importa

 

Talvez a sua empresa até possua uma gestão de documentos. Entretanto, mesmo sem um software, há inúmeras pastas no computador para guardar todo tipo de informação.

O problema de não contar com um sistema desenvolvido para a atividade que você realiza, dessa forma, é que a organização fica prejudicada.

Embora não seja mais necessário ir até o arquivo físico procurar um papel, a busca por um contrato ainda continua difícil. Afinal, não há um sistema que faça o registro e possua filtros inteligentes de pesquisa.

Assim, é contraproducente abrir arquivo por arquivo para encontrar aquele contrato de dois atrás.

Nesse sentido, a gestão de documentos elimina a perda de tempo. É fácil armazenar novos dados de acordo com uma categoria ou atividade, e posteriormente encontrar a informação desejada em segundos.

3. Padronização dos procedimentos internos

 

Se cada funcionário realiza a mesma atividade de um jeito, certamente, é possível que os resultados sejam muito diferentes também.

Portanto, para agilizar os procedimentos internos, contar com uma gestão de documentos faz toda a diferença. Todas as atividades serão realizadas de forma rápida porque o sistema permite a padronização.

Então, desde o cadastro de clientes a acompanhamento de um processo em aberto, a resposta será muito mais rápida e organizada.

Dessa forma, a padronização também diminui ou elimina as filas de espera e os volumes de trabalhos empacados.
Assim, investir em gestão de documentos é escolher um alto nível de organização das atividades da empresa.

4. Redução dos custos diretos e indiretos da empresa

 

Se você pensou em impressões, manutenção de espaço físico e papelaria, irá descobrir, enfim, que os custos também podem ser altos com o retrabalho.

Então, o que é feito quando um documento não é encontrado? Às vezes, fazer um novo pode exigir gastos com órgãos competentes. E, dessa forma, a depender da situação, até mesmo resultar em multa.

A gestão de documentos gera redução dos custos operacionais, sejam eles direitos ou indiretos.

Uma vez que os arquivos estão bem organizados, registrados em um sistema seguro e eficiente, problemas como o mencionado deixarão de acontecer.

Assim sendo, com os documentos digitalizados, o volume de papel pode chegar a zero:

  • Impressões, somente quando estritamente necessário.
  • O arquivo poderá se resumir a uma pequena estante com poucas pastas.
  • E a papelaria irá acompanhar a quantidade de impressões realizadas.

5. Renovação da tecnologia para atender as necessidades do mercado

 

Assim sendo, isso é o que significa apostar em uma gestão de documentos atualizada para a atividade que a sua empresa desempenha.

A renovação da tecnologia visa a atender melhor os clientes e realizar o trabalho de forma ainda mais eficiente.

Igualmente, novos sistemas são lançado com uma frequência cada vez maior. Você certamente encontrará o que mais se encaixa na sua rotina.

Afinal, o objetivo é usar a tecnologia para atender as necessidades do mercado. Não perca clientes porque seus procedimentos ainda estão defasados.

A gestão de documentos pode revolucionar a maneira como os procedimentos internos são feitos. E, assim, garantir mudanças significativas para ganhar novos clientes e lançar estratégias de mercado.

6. Tomadas de decisão mais fundamentadas

 

Tomadas de decisão mais fundamentas só acontecem se você possui, sobretudo, estrutura para avaliar o seu negócio.

Dessa forma, a gestão de documentos pode ser a ferramenta que possibilitará tomadas de decisão com base em informações concretas.

Então, se existe controle sobre o uso dos documentos, e se os arquivos estão mais fáceis de encontrar e consultar, decidir sobre os próximos passos garante a qualidade nas decisões:

  • Competitivas
  • De avaliação da produtividade
  • Do desempenho dos funcionários
  • Ou mesmo do retorno dos clientes

Assim, o poder de decisão fica mais fundamentado com a gestão de documentos. Além disso, a empresa ganha com o aprimoramento constante das atividades e da gestão.

E, por fim, fica visível o ganho da produtividade com uma boa gestão de documentos. Todos os funcionários, certamente, ficam em sintonia com uma operação padronizada e mais organizada.

Se você quiser saber mais, conte, então, com a Alpha Laser para fazer uma gestão de documentos eficiente!

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