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Quando uma empresa precisa digitalizar seus documentos?

Em algum momento, toda empresa precisa digitalizar seus documentos. Mas quanto antes a decisão for tomada, melhor será para a gestão do negócio.

Em algum momento, toda empresa precisa digitalizar seus documentos. Mas quanto antes a decisão for tomada, melhor será para a gestão do negócio.

Os documentos podem se perder em arquivos abarrotados, ter a integridade violada, sumir com o tempo ou ainda serem difíceis de encontrar.

Os problemas acima são apenas alguns dos que dificultam o gerenciamento de uma empresa.

Em geral, é importante digitalizar a papelada pelos seguintes motivos:

Falta de organização

Quanto maior o número de documentos gerados periodicamente, maior o acúmulo. Na mesma medida, a dificuldade de organizar novos papéis. Assim, catalogação e outros meios de identificação tornam-se mais complicados e pouco práticos para o dia a dia.

Falta de espaço físico

Todo arquivo que começou com uma pasta passa a depender de montantes de caixas de arquivo. Quando uma empresa precisa digitalizar seus documentos por causa desse motivo, o problema já saiu completamente do controle. Não depender de armazenamento limitado também é estratégia de negócio. Principalmente, se o espaço físico for alugado para armazenar seus arquivos.

Dificuldade de fazer consulta

Muitas empresas precisam guardar documentos por vários anos, como contratos e acordos. Mas é simplesmente impossível fazer uma consulta sem levar horas no arquivo.

Altos custos

Todo mês, os custos para suprimentos com impressora são altos. A empresa precisa digitalizar seus documentos para economizar em papelaria.

Desperdício

Um dos vilões dos escritórios é o alto consumo de papel. Uma empresa precisa digitalizar seus documentos quando quer reduzir o esbanjamento e preservar o meio ambiente.

Extravios constantes

O fato dos documentos serem retirados com frequência do arquivo facilita os extravios. Outro fator que contribui para o problema é a desorganização, principalmente com papéis antigos.

Documentos em péssimo estado

O manuseio interfere na condição dos arquivos tanto quanto o espaço de armazenamento e o tempo de permanência em um local. Papéis rasgados, manchados, mordidos por traças e sujos não contribuem para uma boa imagem da empresa.

Deslocamento excessivo

Perder tempo com deslocamento só atrapalha a produtividade, ainda mais se o arquivo não ficar próximo.

Lentidão no compartilhamento de documentos

Um arquivo digital é facilmente compartilhado por uma rede interna da empresa, por exemplo. Já os documentos físicos precisam no mínimo ser copiados novamente para compartilhar com outras pessoas. Isso significa mais papel em circulação.

Lentidão no acesso à informação

Não basta pesquisar, consultar e compartilhar. Para acessar uma informação, os funcionários devem primeiro encarar o arquivo abarrotado de documentos.

Toda empresa precisa digitalizar seus documentos quando se quer ter uma gestão eficiente. A produtividade e agilidade que arquivos digitais oferecem tornam os papéis físicos dispensáveis.

Saiba como o serviço de digitalização pode auxiliar a rotina do trabalho

Depois de identificar quais os problemas e dificuldades da empresa, compreender os benefícios da digitalização é ainda mais fácil:

• O software de gestão organiza todos os documentos digitalizados e permite maior controle e segurança sobre a informação.

• Fácil acesso aos documentos de qualquer lugar e de forma simultânea.

• Toda nova entrada de arquivo é automaticamente catalogada para fazer parte de uma sequência. Então a pesquisa e a consulta acontecem de forma contínua.

• Os arquivos ficam protegidos contra alterações e perdas.

• É possível emitir acesso à arquivos digitais com softwares de gestão de documentos.

• Com documentos digitalizados facilita a organização.

• Rápido atendimento de demandas da empresa, como consulta a contratos e acordos.

• Armazenamento na nuvem é ilimitado.

• Compartilhamento mais eficiente e sem fila de espera para uso de documentos digitais.

• Pesquisas rápidas no dia a dia, seja um arquivo recente ou muito antigo.

• Economia com manutenção de impressora, e suprimentos como tinta e papel.

• Gestão de documentos que permite maior tomada de decisão.

Basta pensar nas dificuldades enfrentadas na rotina de trabalho, uma empresa precisa digitalizar seus documentos para obter as soluções.

 

 

 

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