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Como reduzir os custos com impressão nas empresas

Como reduzir os custos com impressão nas empresas

Muitas empresas aprendem a otimizar seus processos apenas nos momentos de dificuldade. E, certamente, mal sabem elas que, se tivessem antecipado essa cultura, talvez nem chegariam na beira do abismo.

Dito isso, cabe uma provocação! E você? Conhece os custos com materiais de impressão de sua empresa?

Se sim, então já deve estar consciente de que precisa de soluções efetivas. Caso ainda não saiba, então você já tem um primeiro diagnóstico de que talvez a gestão de custos não esteja indo bem em seu negócio.

Mas não se preocupe! Este conteúdo será uma ótima ferramenta de suporte nessas duas situações.

Neste artigo você aprenderá 3 formas de modernizar os processos de impressão de sua empresa enquanto aumenta sua eficiência, melhorando, assim, a produtividade e diminuindo seus custos. Preparado? Então, vamos começar!

Reduza os custos de impressão de sua empresa com apenas 3 dicas

Um compilado extraído da antiga revista Business Week dos anos 70 indicou que, nessa época, ela já sinalizava a extinção do papel como recurso, prevendo seu declínio total até os anos 90.

A principal causa citada pela revista eram as mesmas que vemos atualmente, as novas tecnologias e computadores. Os anos se passaram e o que ocorreu, na verdade, foi um grande aumento na produção e uso do papel, ou seja, o inverso do que havia se falado.

Caso você também esteja com essa paranoia, fique tranquilo! O papel não será extinto tão cedo, mas será, sim, gerido de maneira mais inteligente. Esse é o ponto que você realmente deve focar!

Então, veja agora as 3 dicas imprescindíveis para você adotar a partir de hoje em seu negócio.

1. Invista em um Software de Gestão eletrônica

Hoje em dia, já existem diversos softwares disponíveis que auxiliam na gestão e monitoramento dos parques de impressão. Portanto, esses sistemas irão mapear três informações fundamentais:

• Quem imprimiu cada documento?

• Onde imprimiu?

• Quando imprimiu?

Assim, a partir desses dados, o sistema gera relatórios mais completos que te ajudarão a identificar e controlar:

• Gastos de impressão por setor;

• Necessidade exata de recursos de cada departamento;

• Controle automático de troca de cartuchos;

• Maus hábitos e erros acidentais dos funcionários, evitando desperdícios.

Portanto, a única grande dificuldade que você pode se deparar é encontrar o software ideal, configurá-lo e geri-lo em seu negócio, da maneira correta.

Se você não fizer a escolha certa, pode acabar gastando dinheiro, ao invés de economizar.

2. Faça a digitalização de documentos

Uma pesquisa feita em 2015 pela “AIIM”, Association or Information and Image Managent, mostrou que cerca de 40% das empresas mantêm seus arquivos em papel simplesmente por desconhecerem opções que reduzam o uso deste material.

Criar novas políticas de recursos implicará em fazer a digitalização de documentos chave. Desse modo, esse processo ajudará a prevenir:

• Gastos com salas de arquivamento que acabam gerando ambientes insalubres;

• Perda de arquivos;

• Perda de produtividade no manuseio de diversos documentos;

• Estímulo ao desmatamento.

Se você chegou até aqui, é provável que já deve estar imaginando o trabalho que dará para reformular e modernizar os processos de sua empresa.

Por isso, a próxima dica vai lhe mostrar que pode ser muito mais simples do que você imagina!

3. Busque uma parceria de Outsourcing

O Outsorcing é um serviço de terceirização das demandas relacionadas à impressão de uma empresa. Assim, ele funciona como uma parceria, no qual é possível você:

• Alugar equipamentos modernos e personalizados;

• Terceirizar a digitalização de documentos;

• Ter uma consultoria para analisar e traçar processos otimizados de gastos;

• Dispor de um canal direto de suporte e manutenção;

• Ter monitoramento remoto com capacidade de prever e antecipar defeitos.

A grande vantagem de se ter uma parceria de Outsourcing de Impressão é que ela pode englobar todo serviço de digitalização de documentos e também de gestão eletrônica, que vimos anteriormente.

Desse modo, é possível liberar sua equipe das tarefas operacionais que apenas consomem tempo e recursos desnecessários em tarefas que, muitas vezes, não geram receita.

E ai! Vai continuar esperando a pilha de papeis crescerem?

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