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Saiba a importância de digitalizar os documentos da sua empresa

Digitalizar documentos é uma ação que ajuda negócios de qualquer ramo a automatizar processos, organizar informações pertinentes e agilizar as buscas para consulta.
Sem contar o desperdício de papel que deve ser uma preocupação, também é evitado.
E se ainda assim você não se convenceu da importância de digitalizar documentos, acompanhe:

Saiba a importância da digitalização de documentos

O volume de papel que uma empresa é capaz de gerar não é considerado no curto prazo. Com o tempo, as consequências desse hábito começam a aparecer:
Arquivo lotado: por mais que você encontre uma nova caixa ou prateleira para guardar os documentos, é uma rotina sem fim. Etiquetar tudo e conseguir organizar é um processo lento, manual e nem um pouco imune a erro humano.
Altos custos: afinal, é preciso ter papel e outros artigos de papelaria disponíveis. Há ainda os gastos com tinta para impressora e depois tudo termina em desperdício.
Desperdício: Muito papel acumulado, que depois de um tempo vai para o lixo. Todo o trabalho e dinheiro gasto com a impressão e arquivamento é desperdiçado. O dinheiro investido não é recompensado. Impacto ambiental.
Falta de espaço: abrir mais espaço para mais papel é trabalhoso e um sistema sem fim que não contribui para a agilidade da rotina do negócio.
Documentos em péssimo estado de conservação: pragas surgem com o tempo, principalmente se não houver acesso contínuo aos documentos. As perdas podem não ser restituídas.
Dificuldade de pesquisa e catalogação: Quanto maior o volume de papel, mais difícil é fazer pesquisa ou mesmo catalogação. Sem contar a lentidão nos processos internos, o que atrapalha outros trabalhos que dependem dessa etapa de pesquisa.
Extravio, falta de segurança, perdas e erro humano: não digitalizar documentos é contar com a sorte, já que o arquivo pode ser extraviado, perdas podem acontecer e o erro humano é outro obstáculo no caminho.
Como você pode ver, digitalizar documentos é muito importante para o seu negócio. Embora pareça uma ação simples, tem impacto negativo na rotina profissional.

Como a gestão de documentos pode melhorar o seu negócio?

Quando você decide digitalizar documentos, a gestão é o próximo passo. Toda a informação é reunida em um sistema, que permite organizar, armazenar, compartilhar e fazer buscas para consulta de forma automatizada.
Tudo o que você precisa encontra-se em um só lugar, nada de procurar em inúmeras caixas. A gestão de documentos é eletrônica:
• Catalogação por categoria, ano e importância.
• Método de busca inteligente.
• Segurança da informação
• Elaboração de relatórios
• Manutenção digital do arquivo
• Redução de custos
• Mais agilidade na busca por documentos recentes ou antigos
• Espaço livre para armazenar documentos
Diferente de um arquivo manual e físico, a gestão de documentos não sofre com aquele problema de superlotação. Outra questão importante, é o aumento da produtividade.

Vantagens de digitalizar documentos

Já consegue imaginar como digitalizar documentos pode ajudar na rotina do seu negócio? As vantagens são sentidas de imediato e seus efeitos positivos permanecem no longo prazo:
• Backup rápido e seguro, automatizado e prático.
• Busca avançada e rápida de informações.
• Segurança não apenas para ameaças externas, os documentos possuem restrição de acesso.
• Centralização de informação para acesso comum de filiais da empresa ou departamentos por meio de um único sistema.
• Mais rapidez na solução de problemas ao reunir informações completas.
• Maior controle dos dados e rastreabilidade dos documentos digitalizados.
• Limpeza prática de documentos que deixaram de ser úteis.
• Armazenamento na nuvem.
Digitalizar documentos é uma ação que está diretamente ligada as estratégias de um negócio. Ganhe tempo, economize dinheiro e tenha total controle nas informações de sua empresa.

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