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Vantagens da gestão de documentos na nuvem

Vantagens da gestão de documentos na nuvem

A gestão de documentos na nuvem é ainda novidade para muitas empresas. Por isso, entender as vantagens de aderir a esse processo tecnológico ajudará a compreender a sua importância.

  • Ela diminui ou elimina o armazenamento e uso de documentos físicos.
  • Os documentos em papel deixam de ser o centro de suas atividades. Porque serão raros os casos em que haverá necessidade de imprimir todo tipo de arquivo ou fazer mais cópias.
  • Ela reduz as despesas com materiais, além do uso de espaços físicos da empresa. Pois, quanto maior o volume de impressão, mais gasto com papel e outros suprimentos. Esses custos são economizados com a gestão de documentos.

E ainda há mais vantagens da gestão de documentos na nuvem:

Segurança

 

Por ficarem armazenados na nuvem, os registros são protegidos contra acesso não permitido e perdas. Ademais, a facilidade de fazer um backup, além da criptografia de dados, garante a segurança e a integridade dos documentos. Diferente dos arquivos em papel, que exigem um imenso trabalho de cópias e, talvez, novas impressões.

Maior mobilidade e agilidade

 

Outra vantagem é a mobilidade. Afinal, o acesso pode ser feito por smartphone ou tablet.
Igualmente, proporciona mais agilidade: é possível acessar os documentos de qualquer lugar e ainda, compartilhá-los de forma mais rápida.

Comunicação mais eficiente

 

Com a gestão de documentos na nuvem, problemas de comunicação são resolvidos. Pois a gestão de documentos na nuvem pode integrar departamentos. Assim, facilita a liberação de arquivos em comum para diferentes departamentos.
Além disso, os membros da equipe podem acessar os mesmos documentos com um clique, tendo mais produtividade.

Como a gestão de documentos na nuvem interfere nos processos diários da sua empresa

 

A gestão de documentos na nuvem é pensada para ajudar as empresas a organizarem melhor os seus processos. Assim, com o uso da tecnologia, as mudanças são significativas:

  • Diminuição da burocracia: os muitos intermediários para acessar um documento não são mais obstáculo. Por isso, com softwares, é possível liberar o acesso aos documentos que não possuem alguma restrição ou permissão.
  • Todos ficam atualizados: o volume de informações e até mesmo o tamanho dos departamentos pode atrapalhar a comunicação. Assim sendo, com uma gestão de documentos na nuvem que integra esses departamentos, fica mais fácil de compartilhar arquivos importantes com todos.
  • Arquivos mais organizados: seja qual for o documento necessário, consultar, pesquisar e acessar é mais prático. Visto que os programas de gestão de documentos possuem armazenamento e filtros de busca inteligentes. E por serem personalizáveis, você pode adequar às atividades da sua empresa.
  • Maior controle de acesso aos documentos: também permite o controle do acesso aos documentos da empresa. Assim, acesso por meio de senhas e outras formas de identificação podem ser exigidas.

Agora você já conhece um pouco sobre a gestão de documentos na nuvem. Então, já pensou em começar esse processo de digitalização?

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